Οργάνωση, η Διαχωριστική Γραμμή Μεταξύ Κερδών και Ζημιών

Μέσω ενός σωστά δομημένου Πληροφοριακού Συστήματος, ο φαρμακοποιός μπορεί να γνωρίζει, μέσα σε ελάχιστο χρόνο και με τη μέγιστη ακρίβεια, σημαντικές και κρίσιμες πληροφορίες για τις αποφάσεις που πρόκειται να πάρει για την επιχείρησή του, που θα τον οδηγήσουν σε μια πιο αποτελεσματική διαχείριση.

Η οργάνωση μιας επιχείρησης μπορεί να θεωρηθεί επιστήμη και ταυτόχρονα τέχνη.

Ως επιστήμη θεωρείται λόγω της δημιουργικής της δραστηριότητας η οποία είναι απόρροια κανόνων, όπως η πιο αποδοτική χρησιμοποίηση της εργασίας και των διατεθέντων κεφαλαίων.

Ενώ ως τέχνη θεωρείται λόγω του συστήματος γνώσεων, οι οποίες είναι δυνατόν να αναχθούν σε θετικούς, αμετάβλητους και αντικειμενικούς κανόνες για την επιχείρηση.

Από την άποψη αυτή η οργάνωση είναι μια πολιτική, η οποία οδηγεί τις επιχειρήσεις προς τον σκοπό τους, χρησιμοποιώντας μεθόδους που προκύπτουν από τη μελέτη γεγονότων και εφαρμόζοντας διαδικασίες, που αυτές καθ' αυτές συνιστούν την τεχνική της.

Η μελέτη αυτών των γεγονότων και οι διαδικασίες που εφαρμόζονται, ουσιαστικά αφορούν την οργάνωση του φαρμακείου.

Με λίγα λόγια οργάνωση μιας επιχείρησης θεωρείται «η μέθοδος συγκρότησης της δομής, της λειτουργίας και της διοίκησης της».

Κάθε επιχείρηση πρέπει να ρυθμίζεται σε συνάρτηση με τους επιδιωκόμενους στόχους, με το είδος του τομέα δραστηριότητας και με τα αναμενόμενα αποτελέσματα.

Η συνάρτηση αυτή πρέπει να είναι όσο το δυνατόν πιο ελαστική, ώστε να διευκολύνεται η γρήγορη και σωστή πληροφόρηση μέσα στην επιχείρηση.

Στόχος είναι να μην παγώνει τις υπάρχουσες δομές, αλλά αντίθετα να διευκολύνει τις μετατροπές τους.

5 Αξονες Διαχείρισης

Το φαρμακείο σαν επιχείρηση περιλαμβάνει 5 άξονες διαχείρισης που συντελούν στη δομή του:

1. Εμπορική/Οικονομική (τζίρος, κερδοφορία, ρευστότητα, νεκρό σημείο)

2. Ανθρώπινο Δυναμικό (διακριτοί ρόλοι, ξεκάθαρο job description, έλεγχος απόδοσης)

3. Χώρος (merchandising, διευκόλυνση αγοραστικού ταξιδίου)

4. Marketing (κάρτα πελάτη, sms, βιτρίνα)

5. Συστήματα/Πληροφορική (διαχείριση πρωτογενούς πληροφορίας, διαδικασία παραλαβής, απογραφή, καταγραφή ΟΛΩΝ των πωλήσεων, συμφωνία για προϊόντα στον φαρμακοποιό & τους συνεργάτες του)

Οι τρείς βασικοί δείκτες παρακολούθησης του φαρμακείου που οδηγούν στη λήψη αποφάσεων αποτελεσματικής διαχείρισης είναι οι πωλήσεις, οι αγορές και το απόθεμα.

Μέσω των πωλήσεων μπορούμε να παρακολουθήσουμε τη δυναμική του φαρμακείου (τζίρος), το μεικτό κέρδος, το μεικτό περιθώριο κέρδους, την απόδοση του φαρμακείου (λειτουργική κερδοφορία) την πρόβλεψη των πωλήσεων, τη δημιουργία στόχων σε πωλήσεις και τον προσδιορισμό του νεκρού σημείου σε απόθεμα.

Η σωστή πληροφορία του δείκτη των αγορών οδηγεί σε στοχευμένες αγορές, σε απόδοση απασχολούμενων κεφαλαίων, σε σωστή εμπορική πολιτική και σε ασφαλέστερη εικόνα προηγούμενων αγορών (π.χ. εποχιακές).

Τέλος η τήρηση της αποθήκης οδηγεί σε σωστό υπολογισμό της κυκλοφοριακής ταχύτητας, απόδοση απασχολούμενων κεφαλαίων και αποφυγή του «βυθισμένου stock».

Πώς Αντλούμε τη Σωστή Πληροφορία;

Οι διαδικασίες που σχετίζονται με τα Πληροφοριακά Συστήματα του φαρμακείου δημιουργούν όλο το πλαίσιο που χρειάζεται ο φαρμακοποιός και οι συνεργάτες του για να αντλούν τη σωστή πληροφορία.

Αυτό προϋποθέτει ότι διαδικασίες όπως η παραλαβή προϊόντων, η τήρηση αποθήκης, η εισαγωγή νέων προϊόντων, η απογραφή, η εισαγωγή όλων των πωλήσεων (λιανική/χονδρική/σε συναδέλφους), τα δανεικά (σε συναδέλφους και πελάτες), η διαδικασία ταμείου, η κάρτα πελάτη και ο φορολογικός μηχανισμός, τηρούνται καθημερινά από όλους όσους εργάζονται στο χώρο του φαρμακείου, με τον ίδιο τρόπο.

Έτσι το Πληροφοριακό Σύστημα Μπορεί να Λειτουργήσει ως Εργαλείο:

α) Εμπορικής διαχείρισης πωλήσεων, αγορών και αποθεμάτων,

β) Αξιολόγησης του προσωπικού, μέσω της επίτευξης στόχων βάση των πωλήσεων και

γ) Αποτελεσματικής επικοινωνίας με τον πελάτη μέσω του Marketing (στοχευμένων προωθητικών ενεργειών).

Ωστόσο, πρέπει να γίνει αντιληπτό πως οι διαδικασίες που προαναφέρθηκαν λειτουργούν ως ένα ενοποιημένο σύστημα και δεν μπορούν να αποτελέσουν από μόνες τους πηγή σωστής και χρήσιμης πληροφορίας για τον φαρμακοποιό και τους συνεργάτες του.

Έχει παρατηρηθεί στο παρελθόν πώς λόγω της μη αναγκαιότητας καθημερινής και συνεπούς τήρησης των διαδικασιών, πολλά φαρμακεία σήμερα αντιμετωπίζουν έναν τεράστιο όγκο δεδομένων και εκκρεμμοτήτων, σχετικά με τη διαδικασία εναρμόνισης των ήδη υπαρχόντων συστημάτων.

Αυτός ο όγκος απαιτεί κεφάλαια και χρόνο για να εναρμονιστεί.

Όπως κάθε διαδικασία έτσι και αυτή χωρίζεται σε βήματα που μπορούν να οδηγήσουν στην επίτευξη του επιδιωκόμενου στόχου, δηλαδή της εναρμόνισης των πληροφοριακών συστημάτων του φαρμακείου.

Τα Βήματα Εναρμόνισης των Πληροφοριακών Συστημάτων Μηχανογράφησης

1. Αξιολόγηση των ήδη υπαρχόντων συστημάτων και υποδομών πληροφορικής του φαρμακείου

2. Συνάντηση όλων των συνεργατών, σχεδιασμός και ενημέρωση νέων διαδικασιών

3. Ορισμός υπεύθυνου μηχανογράφησης του φαρμακείου

4. Εβδομαδιαία παρακολούθηση και ενημέρωση των συστημάτων

5. Εκκαθάριση και χτίσιμο της Βάσης Δεδομένων του παραφαρμάκου

6. Οικονομική ανάλυση νέων συστημάτων εάν και εφόσον χρειαστούν

Η υπεραπασχόληση εντός και εκτός του χώρου του φαρμακείου είναι φυσικό να μην επιτρέπει στον φαρμακοποιό να διαχειριστεί την επιχείρηση του στο βαθμό που θα μπορούσε να προβλέπει πιθανούς κινδύνους σχετικά με την εμπορική διαχείριση και την κερδοφορία της.

Η σωστή καταγραφή της πληροφορίας λοιπόν θα εξυπηρετήσει σε μεγάλο βαθμό την αποφυγή λαθών που μπορούν να γίνουν αντιληπτά μακροπρόθεσμα.

Η αναγκαιότητα ενός ενημερωμένου πληροφοριακού συστήματος δεν είναι κάτι που θα πρέπει να απασχολεί μόνο φαρμακεία με πολυάριθμο προσωπικό, αλλά οποιουδήποτε μεγέθους ακόμα και χωρίς προσωπικό.

Όποιο και αν είναι το μέγεθος ενός φαρμακείου σήμερα, η σωστή ή η λάθος κίνηση παίζει καθοριστικό ρόλο στο μέλλον της επιχείρησης.

Στην ταινία του Θ. Αγγελόπουλου "Το μετέωρο βήμα του πελαργού" ο πρωταγωνιστής αμφιταλαντευόταν αν θα περάσει τη διαχωριστική γραμμή των συνόρων.

Έτσι ακριβώς και κατ’ αναλογία συμβαίνει στον χώρο των επιχειρήσεων.

Αρκεί μια λάθος κίνηση και βρίσκεσαι από την πλευρά των κερδών στην πλευρά των ζημιών!

Καθοριστικός και ζωτικός παράγοντας λοιπόν, είναι η σωστή οργάνωση της επιχείρησης.

Το φαρμακείο οδηγείται σε μια άλλη εποχή και καθώς κορυφώνονται οι αλλαγές στο νομοθετικό πλαίσιο του χώρου χωρίς ευκρινές αποτέλεσμα, το έλλειμμα αξιόπιστης προοπτικής για την πορεία του, δημιουργεί όλο και περισσότερο την ανάγκη για μια ουσιαστική ενδοσκόπηση, αλλά και μια καλύτερη οργάνωση της επιχείρησης.

Η σωστή οργάνωση του φαρμακείου μέσω των πληροφοριακών συστημάτων είναι πλέον αντιληπτή από τους περισσοτέρους φαρμακοποιούς αλλά και τους συνεργάτες τους ως ένα μέσο άμεσης πληροφορίας για μια αποτελεσματική οργάνωση και διαχείριση.

Από τον Γιάννη Κοντάκο, Managing Partner kmc®, www.kontakosmc.gr

Κατεβάστε τώρα το Application!

Με την περιήγησή σας στο pharmamanage.gr αποδέχεστε την χρήση cookies.