10 Λάθη στη Διαχείριση του Φαρμακείου

Όσο και αν φαίνεται απλό, η διαχείριση του φαρμακείου είναι μια πολυσύνθετη διαδικασία που καταλήγει συχνά σε λάθος κινήσεις που μπορεί να κοστίσουν ακριβά για την επιχείρηση.

Παρακάτω θα αναφερθούμε σύντομα στα 10 σημαντικότερα λάθη που γίνονται κατά τη λειτουργία ενός φαρμακείου και οφείλει ένας Φαρμακοποιός να αποφύγει, έτσι ώστε να μειώσει την έκθεση της επιχειρηματικής του δραστηριότητας σε ρίσκο, και να γλυτώσει τόσο χρόνο όσο και χρήμα.

1. Μη Διενέργεια Φυσικής Απογραφής

Η φυσική απογραφή των αποθεμάτων στο τέλος του έτους ή -το αργότερο- στην αρχή του επόμενου, αποτελεί πλέον τη βάση για τη σωστή διαχείριση ενός φαρμακείου.

Τα οφέλη είναι πολλά.

Πρώτα από όλα, ο Φαρμακοποιός γνωρίζει, από τη στιγμή της ολοκλήρωσης της απογραφής, επακριβώς, πόσα χρήματα βρίσκονται μέσα στο φαρμακείο του σε εμπόρευμα.

Εάν έχει ένα πλήρες αρχείο, γνωρίζει σε ποιες κατηγορίες προϊόντων μοιράζεται αυτό το απόθεμα, σε ποιες εταιρείες και σε ποιους κωδικούς.

Επιπλέον, γνωρίζοντας τις πωλήσεις του, μπορεί εύκολα να υπολογίσει σε ποιους κωδικούς χρειάζεται να κάνει αγορές, για να αυξήσει το στοκ και σε ποιους χρειάζεται να κάνει κινήσεις, ώστε να το μειώσει.

Το λάθος είναι ότι πολλά φαρμακεία θεωρούν την απογραφή επιπλέον κόστος και κόπο.

Η τεράστια σημασία της συνοψίζεται στην απλή εξίσωση: «το εμπορικό κέρδος είναι ίσο με τη διαφορά μεταξύ των πωλήσεων και του κόστους πωληθέντων».

Ο μόνος τρόπος για να μπορεί να προσδιοριστεί με ακρίβεια το κόστος πωληθέντων, είναι μόνο μέσω μιας αξιόπιστης φυσικής απογραφής.

2. Έλλειψη Διαχείρισης «Νεκρού Εμπορεύματος»

Η αύξηση της ρευστότητας κρύβεται πολλές φορές πίσω από τη σωστή διαχείριση του ληξιπρόθεσμου και του ακίνητου αποθέματος.

Η σωστή απογραφή και ο σωστός περιοδικός έλεγχος των λήξεων των προϊόντων, δίνουν την ευκαιρία στο φαρμακείο να προχωρήσει έγκαιρα, είτε στην επιστροφή του προϊόντος στον προμηθευτή, είτε στην ανταλλαγή του με άλλο είδος.

Επίσης, κάθε 6 μήνες, με τη βοήθεια του μηχανογραφικού του συστήματος, πρέπει να βρίσκει το ακίνητο απόθεμα.

Το ακίνητο απόθεμα είναι το εμπόρευμα που κανείς δεν θέλει να έχει.

Μπορεί να μην έχει πωληθεί ποτέ ή να είναι εποχιακό και να μην κινείται αυτή την εποχή.

Σε κάθε περίπτωση, η εκτύπωση και η ανάλυση των ακίνητων κωδικών, βοηθούν τον Φαρμακοποιό να προβεί σε κινήσεις επιστροφής, ανταλλαγής ή πώλησης με έκπτωση, γεγονός που βοηθάει στη ρευστότητα.

3. Έλλειψη Τακτικής Παρακολούθησης των Απαιτήσεων- Ροή Ρευστότητας (Cash flow)

Η δύσκολη οικονομική συγκυρία δεν αφήνει περιθώρια για λάθη, ειδικά όταν ένα φαρμακείο κινείται με επιταγές.

Πρέπει να υπάρχει στενή παρακολούθηση των ημερομηνιών που λήγουν οι μεταχρονολογημένες επιταγές, με πρόβλεψη τυχόν καθυστέρησης είσπραξης από τον ΕΟΠΥΥ, έτσι ώστε το φαρμακείο να μην κινδυνεύσει να βρεθεί σε «μαύρες λίστες», Τειρεσία, κ.λπ., με άμεση συνέπεια να μην έχει πλέον τη δυνατότητα να λάβει μπλοκ επιταγών από τις τράπεζες.

Σε μια τέτοια περίπτωση, θα αναγκαστεί να λειτουργήσει μόνο με ό,τι εισπράττει, γεγονός που θα του δημιουργήσει, με μαθηματική ακρίβεια, προβλήματα στην πληρότητα των προϊόντων.

4. Έλλειψη Καθημερινού Ελέγχου (και σε κάθε αλλαγή βάρδιας) του Ταμείου

Καθημερινά θα πρέπει να υπάρχει έλεγχος του ταμείου του φαρμακείου.

Επιβάλλεται ο υπεύθυνος του φαρμακείου να γνωρίζει, το ποσό που είναι διαθέσιμο στο ταμείο στην έναρξη της ημέρας.

Στο τέλος της ημέρας, προσθέτει στο ποσό αυτό τις εισπράξεις, όπως αυτές προκύπτουν από την μηχανογραφική εκτύπωση των πωλήσεων.

Το ποσό που προκύπτει πρέπει να συμφωνεί με το τελικό ποσό που υπάρχει πραγματικά στο ταμείο, στο τέλος της ημέρας.

Η ίδια διαδικασία πρέπει να γίνεται και στο μέσο της ημέρας εάν υπάρχουν 2 βάρδιες, έτσι ώστε η μία βάρδια να παραδίδει εγγράφως στην επόμενη, η οποία παραλαμβάνει, επίσης εγγράφως.

Εάν παραμελείται από τον Φαρμακοποιό αυτή η διαδικασία, είναι βέβαιο ότι, αργά ή γρήγορα, θα υπάρξει απώλεια χρημάτων.

Προφανώς, η ίδια δυσκολία παρακολούθησης υφίσταται και εάν δεν εκδίδονται όλες οι αποδείξεις κατά τη διάρκεια της ημέρας.

Σε αυτή την περίπτωση, η ακριβής παρακολούθηση του ταμείου είναι αδύνατη και μόνο η απογραφή μπορεί να αναδείξει τυχόν απώλειες.

5. Έλλειψη Ελέγχου Τήρησης των Εμπορικών Συμφωνιών

Καθημερινά πραγματοποιούνται από το φαρμακείο συμφωνίες με τους εμπορικούς αντιπροσώπους των προμηθευτών του για την αγορά προϊόντων.

Όμως, κατά την παράδοση των προϊόντων στο φαρμακείο, συχνά δεν ελέγχεται το τιμολόγιο, ώστε να γίνει εξακρίβωση αν έχει τηρηθεί η συμφωνία, αναφορικά με τις ποσότητες, τις εκπτώσεις, κ.λπ. 

Ο προσεκτικός έλεγχος πρέπει να γίνεται από άτομο που έχει καθοριστεί από τον φαρμακοποιό (ή από τον ίδιο τον Φαρμακοποιό), το οποίο θα έχει και την ευθύνη.

Για να μπορέσει όμως να παρακολουθήσει την τήρηση της συμφωνίας, πρέπει να την έχει γραπτώς από τον εμπορικό αντιπρόσωπο.

Γι΄αυτό ο Φαρμακοποιός πρέπει να κρατά πάντα αντίγραφο οποιασδήποτε συμφωνίας ή παραγγελίας.

6. Έλλειψη Ελέγχου των Χρεών των Πελατών

Ο χρόνος πίστωσης προϊόντων στους ασθενείς πελάτες δεν πρέπει να υπερβαίνει τις 30 ήμερες.

Ιδιαίτερα στις μέρες μας με την οικονομική δυσπραγία στην αγορά και τη φτωχοποίηση των πελατών μας, τα χρέη συχνά διογκώνονται και επηρεάζουν τη ρευστότητα του φαρμακείου.

Η παρακολούθηση τους και η φροντίδα της αποπληρωμής τους με τους κατάλληλους χειρισμούς ανά τύπο πελάτη, είναι ιδιαίτερα κρίσιμη.

7. Έλλειψη Εμπορεύματος

Μία άλλη κίνηση «εξοικονόμησης ρευστότητας» που κάνει συχνά, λανθασμένα όμως, ένα φαρμακείο, είναι να μην προμηθεύεται τα προϊόντα που χρειάζεται πραγματικά, αλλά να παραγγέλνει τα λιγότερο δυνατόν.

Αυτό έχει ως αποτέλεσμα το φαινόμενο των «άδειων ραφιών».

Η εικόνα ενός τέτοιου φαρμακείου είναι αποτρεπτική προς τον πελάτη, σύμφωνα με όλες τις θεωρίες του retail marketing.

Ο πελάτης θέλει να νοιώθει ότι είναι σε ένα φαρμακείο που έχει πληρότητα και καλή εξυπηρέτηση για να προχωρήσει σε αγορές.

8. Έλλειψη Παρακολούθησης των Εξόδων Μισθοδοσίας

Ο μισθός και οι εργοδοτικές επιβαρύνσεις των υπαλλήλων ποικίλει ανάλογα με τις εμπορικές δραστηριότητες της επιχείρησης, αλλά και ανάλογα με την εμπειρία και την απόδοση των υπαλλήλων.

Όπως και να έχει όμως, αυτό το έξοδο δεν πρέπει να υπερβαίνει το 8-12 % του καθαρού τζίρου (χωρίς δηλαδή το ΦΠΑ) της επιχείρησης.

Συνεπώς αν οι τζίροι πέφτουν, ο Φαρμακοποιός δεν θα πρέπει να διστάσει να απολύσει έναν υπάλληλο ή να συμφωνήσει για μειωμένο ωράριο με κάποιον.

Αυτή είναι η καλύτερη κίνηση, παρά να περικόψει μισθούς σε όλους.

9. Αποφυγή Εξόδων για την Εκπαίδευση του Προσωπικού

Η επένδυση στο σωστό προσωπικό και στην εκπαίδευση τους, αποτελεί έναν βασικό παράγοντα επιτυχημένης λειτουργίας ενός φαρμακείου.

Πολλές φορές παρατηρείται το φαινόμενο ύπαρξης καθαρά διεκπεραιωτικών υπαλλήλων στο χώρο, που δεν προσφέρουν άρτια εξυπηρέτηση στους πελάτες.

Η σωστή συμβουλή και οι τεχνικές επικοινωνίας με τους πελάτες για θέματα υγείας και ομορφιάς θα οδηγήσουν το φαρμακείο στην επιτυχία.

Η έλλειψη, επομένως, γνώσεων και εκπαίδευσης του ανθρώπινου δυναμικού, αποτελεί σύνηθες λάθος στη διαχείριση ενός φαρμακείου.

Ο Φαρμακοποιός θα πρέπει να είναι διατεθειμένος να διαθέσει χρόνο και χρήμα στη σωστή και ολοκληρωμένη εκπαίδευση του προσωπικού του.

10. Η Αποφυγή Μείωσης των Δικών του Εσόδων, σε Περίπτωση Μείωσης Τζίρου

Το ταμείο του φαρμακείου δεν είναι η τσέπη του ιδιοκτήτη Φαρμακοποιού.

Επομένως, δεν πρέπει να παίρνει ανεξέλεγκτα από τα χρήματα του φαρμακείου ότι χρειάζεται για τα έξοδά του.

Πρέπει να φροντίζει να παίρνει τα χρήματα εκείνα που επιτρέπει το καθαρό κέρδος του φαρμακείου, λαμβάνοντας υπόψη τις ανάγκες ρευστότητας της επιχείρησης.

Ο μηνιαίος απολογισμός εσόδων- εξόδων είναι λοιπόν απαραίτητος για να πάρει ο φαρμακοποιός επιχειρηματίας την απόφαση για τα χρήματα που θα πρέπει να τραβήξει για τις προσωπικές του ανάγκες.

Σε περίπτωση όμως σοβαρής πτώσης τζίρου άρα και κερδών, η σωστή απόφαση είναι, να μειώσει μεν τα χρήματα που παίρνει προσωπικά, αλλά παράλληλα να προσπαθήσει να τραβήξει λίγο μακρύτερα τις πληρωμές προς τους προμηθευτές του.

Όπως θα διαπιστώσετε από τα παραπάνω, είναι εύκολο να κάνετε πολύ απλά λάθη στη καθημερινή διαχείριση και να σας στοιχίσουν ακριβά.

Ακολουθήστε τα 10 βήματα και θα δείτε πόσο εύκολο είναι να τα εντάξετε στις αυτοματοποιημένες πλέον κινήσεις που θα κάνετε για την καλή και σωστή λειτουργία του φαρμακείου σας.

Στέλιος Μουσαμάς, Γενικός Διευθυντής Δικτύου Φαρμακείων Pharma PLUS, Όμιλος Lavipharm

Κατεβάστε τώρα το Application!

Με την περιήγησή σας στο pharmamanage.gr αποδέχεστε την χρήση cookies.