6 Προβλήματα, 7 Λύσεις

Διαχείριση είναι ένα σύνολο ενεργειών που αποσκοπούν στη ορθή διαχείριση των πόρων ενός Φαρμακείου.

Οι πληροφορίες που απαιτούνται ουσιαστικά αφορούν τις πωλήσεις, τις αγορές και το απόθεμα ανά κωδικό, ανά υποκατηγορία, ανά κατηγορία και ανά ομάδα προϊόντων.

Στο παρόν άρθρο θα αναλυθούν συνοπτικά 6 συχνά προβλήματα και θα δοθούν οι απαραίτητες πρακτικές λύσεις.

Η σωστή και χρηστική πληροφορία ουσιαστικά επιλύει τα προβλήματα διελεύσεων, κερδοφορίας, ρευστότητας, αποθεμάτων και στοχοποίησης συνεργατών ενός Φαρμακείου.

Προβλήματα, Λύσεις

Πρόβλημα Νο 1: Έχω Χαμηλές Διελεύσεις Πελατών

Το ότι έχω χαμηλές διελεύσεις οφείλεται, κυρίως, σε λάθος επιλογή τόπου εγκατάστασης του Φαρμακείου.

Αυτό μπορεί να έγινε κατά την έναρξη λειτουργίας του Φαρμακείου για λόγους χαμηλών λειτουργικών εξόδων (βλ. ενοίκιο), αλλά ενδεχομένως σήμερα να μην πληροί τις αναγκαίες προϋποθέσεις αύξησης των διελεύσεων, όπως: η εύκολη πρόσβαση, η δυνατότητα στάσης ή στάθμευσης, η ύπαρξη δομών προσβασιμότητας ΑμΕΑ, η εγκατάσταση σε εμπορικό δρόμο, πλησίον σημείων εντατικής λιανικής (κινητή τηλεφωνία super market κλπ).

Η βιτρίνα επίσης αποτελεί ουσιαστικό και αναπόσπαστο τμήμα της προβολής του σημείου.

Το σύνηθες φαινόμενο κάλυψης του υαλοπίνακα με αυτοκόλλητα εταιριών που παρεμποδίζουν την οπτική επαφή του καταναλωτή με το εσωτερικό του Φαρμακείου και των στελεχών του, δεν προάγει την αυθόρμητη είσοδο του καταναλωτή στον χώρο και δημιουργεί ένα περιβάλλον εσωστρέφειας και κοινής εικόνας χωρίς οποιαδήποτε διαφοροποίηση.

Άλλος παράγοντας που επηρεάζει τη διελευσιμότητα στο σημείο είναι η πλημμελής ή ανύπαρκτη χρήση της κάρτας πελάτη, καθώς επίσης και η πολιτική εξωστρέφειας μέσω ηλεκτρονικών μηνυμάτων.

Επίσης, ένα Φαρμακείο κρίνεται από την επάρκεια φαρμάκων, ειδικά αυτή την περίοδο που όπως όλοι γνωρίζουμε υπάρχουν πολλές ελλείψεις.

Το ίδιο ισχύει και για την ποικιλία παραφαρμακευτικών προϊόντων.

Κατά συνέπεια η πληρότητα και η επάρκεια είναι παράγοντας διατήρησης ή/και απόκτησης πελατών.

Πρόβλημα Νο 2: Έχω Χαμηλό Μεικτό Κέρδος

Αυτό μπορεί να οφείλεται στη χαμηλή παραγωγικότητα των πωλήσεων του Φαρμακείου, στη μη ορθή διαχείριση των αγορών και βεβαίως στην ελλειμματική διαχείριση stock.

Μπορεί επίσης να οφείλεται σε λάθη ή υπερβολές στο όνομα της ποικιλίας προϊόντων, σε σχέση με την επιλογή των εταιρειών προμηθευτών.

Εννοώ, πληθώρα διαφορετικών εταιρειών για την ίδια ένδειξη (π.χ. 10 διαφορετικές βιταμίνες C).

Αυτό παράλληλα δημιουργεί δυσκολίες στη γνώση όλων των κωδικών του Φαρμακείου, αυξάνοντας ταυτόχρονα το κόστος εκπαίδευσης του προσωπικού σε χρόνο ή σε χρήμα.

Ο καλός προμηθευτής είναι αυτός που δημιουργεί υψηλές κυκλοφοριακές ταχύτητες, καθώς επίσης και υψηλές αποδόσεις.

Γιατί το κέρδος δεν είναι στην έκπτωση μόνο, αλλά στην κυκλοφοριακή ταχύτητα.

Με άλλα λόγια, δεν έχει τόσο μεγάλη σημασία τι έκπτωση έχω πάρει από τον προμηθευτή, αλλά πόσα «γυρίσματα» κάνω και πόσο λίγο stock έχω από το προϊόν.

Τα προϊόντα με υψηλή κυκλοφοριακή ταχύτητα δημιουργούν και υψηλές αποδόσεις!

Βασικός παράγοντας για την αύξηση του μεικτού κέρδους εκτός από την διαχείριση των αγορών και των αποθεμάτων είναι η κατηγοριοποίηση της κερδοφορίας ανά κατηγορία.

Δηλαδή αυτό είναι ένα διάγραμμα ροής όπου προσδιορίζουμε με ακρίβεια την κερδοφορία φαρμάκου – παραφαρμάκου.

Στη συνέχεια, προσδιορίζουμε την κερδοφορία ανά κατηγορίες: καλλυντικό, βιταμίνες-συμπληρώματα, βρεφανάπτυξη κλπ.

Αν έχουμε τα κατάλληλα πληροφοριακά συστήματα μπορούμε να δούμε ειδικότερα τον προσδιορισμό της κερδοφορίας ανά υποκατηγορίες, όπως πρόσωπο, σώμα κλπ.

Από την ανάλυση αυτή θα προκύψουν εκείνες οι περιοχές βελτίωσης που μας επιτρέψουν να αυξήσουμε την κερδοφορία μας.

Τέλος, αξιοποιήστε τα δεσμευμένα κεφάλαια που αναπαύονται στην αποθήκη σας κάνοντας stock management.

Πρόβλημα Νο 3: Έχω Χαμηλό EBITDA ή Λειτουργικά Κέρδη

Το EBITDA προσδιορίζεται αφού αφαιρέσουμε από το μεικτό κέρδος τα έξοδα λειτουργίας του Φαρμακείου, τα οποία χωρίζονται σε δυο κατηγορίες: τα έξοδα διοικητικής λειτουργίας και τα έξοδα διάθεσης.

Στα έξοδα διοικητικής λειτουργίας περιλαμβάνονται τα ενοίκια, οι λογαριασμοί ΔΕΚΟ, οι συνδρομές σε διάφορα περιοδικά, καθώς επίσης και η αμοιβή του Φαρμακοποιού.

Στα έξοδα διάθεσης περιλαμβάνονται τα έξοδα πωλήσεων και marketing.

Αναλυτικότερα, οι αμοιβές και τα έξοδα προσωπικού, καθώς επίσης τα έξοδα προβολής και προώθησης του Φαρμακείου.

Ενδεικτικά, οι δαπάνες επαγγελματικών καρτών, φυλλαδίων, κατασκευή ιστοσελίδας, καρτών πελάτη, σακούλες, η κατασκευή εταιρικής ταυτότητας.

Για την αύξηση λοιπόν των λειτουργικών κερδών απαιτείται η επαναξιολόγηση των σταθερών και μεταβλητών εξόδων.

Σταθερά έξοδα είναι το ενοίκιο, οι λογαριασμοί ΔΕΚΟ κλπ.

Απαιτείται η επαναξιολόγηση και όπου υπάρχει η δυνατότητα να γίνουν μειώσεις.

Σε σχέση με τα έξοδα διάθεσης θα πρέπει να επαναπροσδιοριστούν οι αμοιβές προσωπικού βάσει επίτευξης στόχων, καθώς επίσης και η ανταποδοτικότητα των ενεργειών marketing.

Δεν επενδύω για να επενδύσω, αλλά για να δημιουργήσω υπεραξίες!

Χρήσιμο εργαλείο για την παραπάνω ανάλυση είναι η αποτύπωση των στοιχείων ανά κέντρο κόστους δραστηριότητας.

Πρόβλημα Νο 4: Έχω Πρόβλημα Ρευστότητας

Η ρευστότητα αποτελεί ίσως το μεγαλύτερο πρόβλημα του ελληνικού Φαρμακείου σήμερα.

Για την αντιμετώπιση του οφείλω να ακολουθήσω συγκεκριμένες διαδικασίες.

Πρώτη βασική διαδικασία είναι ο προσδιορισμός του νεκρού σημείου.

Το νεκρό σημείο είναι εκείνο το σημείο στο οποίο μια επιχείρηση δεν κερδίζει και δεν χάνει.

Είναι εκείνο που ονομάζουμε «ίσα βάρκα, ίσα πανιά».

Ο προσδιορισμός του νεκρού σημείου είναι αναγκαίος για οποιαδήποτε δραστηριότητα όπως μετεγκατάσταση, αύξηση κόστους διοικητικής λειτουργίας, αύξηση κόστους εξόδων διάθεσης, πρόσληψη προσωπικού κοκ.

Σημαντικό επίσης είναι, σε συνεννόηση με τα τραπεζικά ιδρύματα, να υπάρξει αναδιάρθρωση πιθανού δανεισμού.

Άλλο μέτρο τόνωσης την ρευστότητας είναι ο ορισμός κανόνων πληρωμών προσωπικού ή/και προμηθευτών.

Τέλος, είναι σημαντικό να γνωρίζουμε ότι μέτρο βιωσιμότητας καθώς και αύξησης της ρευστότητας του Φαρμακείου είναι η αναλογία πωλήσεων φαρμάκων – παραφαρμάκων, η οποία πρέπει να είναι κατ’ ελάχιστον 65%-35%.

Πρόβλημα Νο 5: Έχω Πρόβλημα Οργάνωσης

Είναι επιβεβλημένο ακόμα και αν το φαρμακείο δεν διαθέτει πολύ προσωπικό να δημιουργηθούν δομές οργανωτικές οι οποίες θα προσδώσουν επιπλέον υπεραξία στη λειτουργία του Φαρμακείου.

Επίσης, εφόσον τα οικονομικά το επιτρέπουν, είναι σημαντικό να θεσπιστεί θέση back office, η οποία προσδίδει επιπλέον ανταγωνιστικότητα στο Φαρμακείο.

Συμβάλει στην αύξηση της παραγωγικότητας και στην εύρυθμη λειτουργία του Φαρμακείου.

Απαραίτητη προϋπόθεση αποτελεσματικής οργάνωσης είναι ο σχεδιασμός των πληροφοριακών συστημάτων του Φαρμακείου, με σκοπό τη γρήγορη και χρηστική πληροφορία, η οποία οδηγεί σε αποφάσεις management.

Προβλήματα, Λύσεις

Πρόβλημα Νο 6: Έχω Πρόβλημα με το Προσωπικό μου

Η αλλαγή των απαιτήσεων της εποχής, σε συνδυασμό με το γενικότερο συχνά μεταβαλλόμενο περιβάλλον, ανέδειξαν την αξία την ομάδας και της επιλογής των συνεργατών του Φαρμακείου.

Οι αλλαγές αυτές επηρέασαν σε πολύ μεγάλο βαθμό τον κλάδο και σήμερα γίνεται περισσότερο από ποτέ επιτακτική η ανάγκη ενός καλού συνεργάτη.

Γιατί ως γνωστόν ο συνεργάτης μας δεν αποτελεί μόνο συγκριτικό πλεονέκτημα αλλά εν τέλει και στρατηγικό.

Απαιτείται λοιπόν να γνωρίζω το προφίλ του συνεργάτη μου, με τα πλεονεκτήματα, μειονεκτήματα, δεξιότητες και ικανότητες που αφορούν την απόδοση στην εργασία.

Σε περίπτωση πρόσληψης συνεργάτη, απαιτείται να ακολουθηθούν με ακρίβεια όλα τα βήματα από τη διαδικασία της συνέντευξης στην αξιολόγηση έως την πρόσληψη.

Το Φαρμακείο, όπως και κάθε επιχείρηση, διαθέτει κουλτούρα (π.χ. πελατοκεντρική προσέγγιση, επιστημονική προσέγγιση κοκ).

Είναι σημαντικό να ενσωματώσετε στη κουλτούρα του Φαρμακείου σας τους συνεργάτες, δημιουργώντας με αυτό τον τρόπο μια συντεταγμένη ομάδα.

Τέλος, λόγω του γεγονότος ότι η εγκύκλια γνώση δεν επαρκεί κατά τη διάρκεια του εργασιακού βίου, απαραίτητη προϋπόθεση είναι η συνεχής εκπαίδευση και ενημέρωση όλης της ομάδας του Φαρμακείου.

Πρόβλημα Νο 7: Δεν Έχω Πρόβλημα

Τα κάνετε όλα τέλεια!
Keep going…

Γιάννης Κοντάκος, Managing Partner kmc®, www.kontakosmc.gr

Κατεβάστε τώρα το Application!

Με την περιήγησή σας στο pharmamanage.gr αποδέχεστε την χρήση cookies.