Διαχείριση Αποθεμάτων: Αναζητώντας τον Έλεγχο και την Απλότητα

Όσο τα περιθώρια κέρδους μιας επιχείρησης μειώνονται, τόσο μεγαλύτερη σημασία αποκτά η διαχείριση στο σύνολό της, με τη διαχείριση του αποθέματος (στοκ) να έχει πρωτεύοντα και νευραλγικό ρόλο.

Με τη μηχανογραφημένη διαχείριση αποθεμάτων, το Φαρμακείο επιτυγχάνει, όχι μόνο την αποφυγή λανθασμένων επιλογών αγορών, αλλά κυρίως τον έλεγχο της ρευστότητάς του.

Δυστυχώς ή ευτυχώς, η εποχή που τα Φαρμακεία πετούσαν ληγμένα παραφάρμακα και καλλυντικά προϊόντα ή τα επέστρεφαν στις εταιρείες προμηθευτές σε μειωμένη έως και 50% τιμή από αυτήν της αγοράς τους, είναι πλέον παρελθόν.

Τέτοια λάθη μπορεί να οδηγήσουν ένα Φαρμακείο σε σοβαρά προβλήματα προμηθειών και λειτουργίας.

Πλέον, η σωστή διαχείριση του αποθέματος είναι επιβεβλημένη, καθώς συντελεί στην καλύτερη οργάνωση των αγορών, ενώ παρέχει τη δυνατότητα προμήθειας νέων κωδικών, μέσω της ρευστότητας που δημιουργείται από τις «ακριβείς» παραγγελίες.

Η διεύρυνση της ποικιλίας των προϊόντων του Φαρμακείου κάνει ελκυστικότερη την επίσκεψη του πελάτη για αγορές, αφού ο τελευταίος ικανοποιείται περισσότερο όταν επισκέπτεται για τις ανάγκες του ένα κατάστημα, στο οποίο βρίσκει σχεδόν τα πάντα.

Διαχείριση Αποθεμάτων: Αναζητώντας τον Έλεγχο και την Απλότητα

Ποιος Είναι ο Τρόπος για τη Σωστή Διαχείριση του Aποθέματος;

Μόνο ένας: το Μηχανογραφημένο Φαρμακείο.

Τα πλεονεκτήματα που εξασφαλίζει στο Φαρμακείο η μηχανοργανωμένη διαχείριση αποθεμάτων είναι:

• περιορισμός των «ακίνητων» κωδικών,

• βελτιστοποίηση του συστήματος αναπλήρωσης των προϊόντων,

• αποτελεσματικότερη διαχείριση της εποχικότητας,

• εξορθολογισμός παραγγελιών με βάση πραγματικές ανάγκες και

• εύκολη διενέργεια απογραφής, συλλογή και αξιοποίηση στατιστικών στοιχείων.

Ωστόσο, το πραγματικό κέρδος, μεγαλύτερο από τον εκσυγχρονισμό της επιχείρησης-φαρμακείο, είναι η επικέντρωση στα ουσιώδη που συχνά δε γίνονται από την ομάδα του Φαρμακείου.

Δηλαδή:

• σωστές παραλαβές,

• ενημέρωση νέων τιμών από το τιμολόγιο αγοράς και

• σωστή κι οργανωμένη αποθήκη, άμεση απογραφή.

Επιπλέον, η βελτιστοποίηση της διαχείρισης των αποθεμάτων, και ιδιαίτερα μια μηχανογραφημένη, θα οδηγήσει, βάσει στοιχείων, σε τουλάχιστον 15% μείωση ακίνητου αποθέματος και θα βελτιώσει τα οικονομικά του φαρμακείου, ανοίγοντας το δρόμο για άλλες προσοδοφόρες κινήσεις και ενέργειες.

Επιθυμία για Ευελιξία και Απλοποίηση

Ο Φαρμακοποιός, όπως και άλλοι επαγγελματίες, βρίσκει συχνά την τεχνολογία ελάχιστα λειτουργική.

Πόσες φορές δεν έχουμε ακούσει ότι με το «έμπειρο μάτι» του, μπορεί να κάνει εξαιρετική διαχείριση, που κανένας σύγχρονος υπολογιστής δεν τον φθάνει!

Το πρόβλημα δυστυχώς ξεκινάει από τα προγράμματα διαχείρισης του φαρμακείου που δεν έχουν «καταφέρει» να πείσουν ότι είναι απλά και ευέλικτα στη χρήση τους.

Ας πάρουμε ως δεδομένο ότι η επιθυμία για εκσυγχρονισμό υπάρχει και ας δούμε με ποια βήματα θα διασφαλιστεί και η απλοποίηση στη λειτουργία.

Βήμα 1ο: Κωδικολόγιο στο Πρόγραμμα

Όσο απλό και αν φαίνεται, με την πληθώρα νέων κωδικών που εμφανίζονται κάθε μήνα, με τα πακέτα προσφοράς για το ίδιο είδος, με τις συνεχείς αλλαγές τιμών, η ύπαρξη ενός πλήρους κωδικολογίου στο πρόγραμμα του Φαρμακείου είναι μια ιδιαίτερα απαιτητική και χρονοβόρα εργασία για τον Φαρμακοποιό.

Από την άλλη πλευρά, αυτό είναι το «άλφα» για τη μηχανογραφημένη διαχείριση αποθέματος, που εάν δεν έχει ένα φαρμακείο, δεν μπορεί να το παρακολουθήσει και να το ελέγξει.

Στο δίκτυο Φαρμακείων Pharma PLUS, ειδικά για το λόγο αυτό, έχουμε επενδύσει σε 2 έμπειρα άτομα, που ενημερώνουν καθημερινά την κεντρική βάση δεδομένων και τα αρχεία σε κάθε ένα από τα Φαρμακεία του Δικτύου.

Βήμα 2ο: Έκδοση Απόδειξης Οnline

Κάθε πώληση καταγράφεται στον υπολογιστή.

Είναι συχνό φαινόμενο οι υπολογιστές στα Φαρμακεία να μην είναι συνδεδεμένοι με την ταμειακή τους μηχανή.

Αυτό δημιουργεί έναν κόπο παραπάνω για τους υπαλλήλους, καθώς πρέπει να κάνουν 2 κινήσεις κατά τη διάρκεια της πώλησης.

Σε κάθε περίπτωση, δεν μπορούμε να συζητάμε για μηχανογραφημένο φαρμακείο, εάν δεν ενημερώνεται το πρόγραμμα με όλες τις πωλήσεις, τις εκπτώσεις και τις τελικές τιμές των προϊόντων.

Η ύπαρξη ενημερωμένου αρχείου με τα barcodes των προϊόντων κάνει την πώληση ιδιαίτερα απλή για τον υπάλληλο, δίνοντας ταυτόχρονα τη δυνατότητα για άμεση εξυπηρέτηση του πελάτη.

Βήμα 3ο: Διενέργεια Απογραφής

Σ’ ένα μηχανογραφημένο Φαρμακείο, καταγράφονται πλέον όλες οι πωλήσεις κι έτσι διευκολύνεται η διενέργεια απογραφής.

Τα συστήματα που απλοποιούν τη διαδικασία είναι πολλά, όπως φορητά scanners, φορητοί υπολογιστές, ασύρματη επικοινωνία με την κεντρική βάση κ.α..

Η απογραφή μπορεί να γίνει σε μία-δύο ημέρες που είναι το φαρμακείο κλειστό, μπορεί όμως να γίνει και τμηματικά κατά τη διάρκεια της λειτουργίας του, για χάρη ευκολίας.

Βήμα 4ο: Καταγραφή Αγορών

Αυτό το βήμα είναι που φαντάζει το πιο δύσκολο από όλα.

Στις μέρες μας όμως, και σε αυτόν τον τομέα, η τεχνολογία πληροφορικής έχει προχωρήσει.

Τα τιμολόγια μπορούν να αναγνωρίζονται από το πρόγραμμα του Φαρμακείου και να ενημερώνεται η αποθήκη σχεδόν αυτόματα, απλά με το πάτημα λίγων πλήκτρων.

Η φυσική παραλαβή πρέπει να γίνεται σε κάθε περίπτωση, όμως το σύστημα ενημερώνει για τυχόν διαφοροποιήσεις.

Πλέον, υπάρχουν και στην Ελλάδα Φαρμακεία, τα οποία επενδύουν σε ρομποτικά συστήματα αποθήκευσης των προϊόντων, που έχουν τη δυνατότητα να κάνουν τα ίδια και τις παραλαβές, οδηγώντας σε εξαιρετική διαχείριση των αποθεμάτων.

Η συζήτηση βέβαια γίνεται πάντα, αν και πότε μπορεί ένα μεσαίο Φαρμακείο στη χώρα μας να κάνει απόσβεση του σχετικά υψηλού κόστους επένδυσης.

Χειροπιαστά Οφέλη Διαχείρισης

Εάν το Φαρμακείο καταφέρει να ξεπεράσει τις προκαταλήψεις για την πολυπλοκότητα και θέσει τη μηχανογραφημένη διαχείριση του αποθέματος στην καθημερινότητά του, τότε τα οφέλη είναι απτά, άμεσα και χειροπιαστά:

1. Παραγγελίες βασισμένες σε μηχανογραφικά δεδομένα.

Κανένας δεν γνωρίζει καλύτερα από εσάς τι πουλάτε, πόσο συχνά και με ποια έκπτωση.

Έχοντας την πληροφόρηση του τρέχοντος αποθέματος, η δημιουργία παραγγελίας ή ο έλεγχος μιας προτεινόμενης παραγγελίας γίνεται «παιχνιδάκι».

2. Ακίνητοι κωδικοί. Πλέον, η εκτύπωση των κωδικών που δεν έχουν ζήτηση το τελευταίο 6μηνο ή 12μηνο μπορεί να γίνεται τουλάχιστον 2 φορές μέσα στο έτος.

Η γνώση των κωδικών αυτών οδηγεί σε διορθωτικές κινήσεις:

• Ρευστοποίηση με μεγάλη έκπτωση, χωρίς πρόθεση επαναγοράς,

• Έγκαιρη επιστροφή στον προμηθευτή και

• Ανταλλαγή με άλλους κωδικούς αυξημένης ζήτησης.

3. Ληγμένα προϊόντα.

Καθώς το κόστος των ληγμένων προϊόντων (πλην φαρμάκων που επιστρέφονται) υπολογίζεται μεταξύ 2% και 5% ετησίως, ο εκμηδενισμός τους φέρνει μεγαλύτερη κερδοφορία στο Φαρμακείο.

4. Πολλαπλά σημεία αποθέματος.

Εάν διατηρείτε 2η αποθήκη με απόθεμα, 2ο σημείο πώλησης, ηλεκτρονικό Φαρμακείο σε άλλο χώρο, η μηχανογραφημένη διαχείριση θα σας δώσει την απαιτούμενη ευχέρεια σε κινήσεις μεταξύ των σημείων αυτών και επομένως, θα οδηγήσει σε ακόμα μεγαλύτερη κερδοφορία.

Εκπαιδεύστε και Ορίστε Υπευθύνους

Μια ορθή διαχείριση του αποθέματος βασίζεται σε μια ορθή διαχείριση του προσωπικού.

Η φυσική απογραφή των αποθεμάτων σε καλλυντικά και άλλα παραφαρμακευτικά προϊόντα - ενδεικτικά σε κάποιους κωδικούς - πρέπει να γίνεται πριν από κάθε παραγγελία του Φαρμακείου.

Διαχείριση Αποθεμάτων: Αναζητώντας τον Έλεγχο και την Απλότητα

Η εκπαίδευση των υπαλλήλων του Φαρμακείου στο μηχανογραφικό σύστημα, στην καταγραφή των πωλήσεων, στη διαχείριση των δανεικών φαρμάκων, στις παραλαβές, είναι απαραίτητη, πριν ξεκινήσετε οποιαδήποτε κίνηση για μηχανογραφημένη αποθήκη. 

Καθορίζοντας εργασίες και ορίζοντας υπεύθυνους, ο καθένας γνωρίζει το ρόλο του και τι του ζητείται από την επιχείρηση.

Στο μηχανογραφημένο Φαρμακείο, αυξάνεται η δυνατότητα ελέγχου, καθώς μόνο όσοι είναι υπεύθυνοι έχουν και κωδικούς πρόσβασης, με τους οποίους μπορούν να αλλάξουν το απόθεμα.

Τα λάθη είναι ανθρώπινα, αλλά πάντα πρέπει ο υπεύθυνος Φαρμακοποιός να γνωρίζει ποιος τα κάνει και εάν επαναλαμβάνονται.

Συμπέρασμα:

Η εξασφάλιση ρευστότητας και η οργανική κερδοφορία αποτελούν πρωταρχικούς στόχους κάθε επιχείρησης, ιδιαίτερα στις εποχές που διανύουμε.

Ο έλεγχος των αποθεμάτων, μέσω ενός απλού κι εύκολου στη χρήση μηχανογραφικού λογισμικού, μπορεί να συμβάλλει στην επίτευξη των στόχων αυτών, καθώς προσφέρει τη δυνατότητα άμεσων ενεργειών και κινήσεων για περιορισμό ζημιών αλλά και αύξηση πωλήσεων.

Στέλιος Μουσαμάς, Γενικός Διευθυντής Δικτύου Φαρμακείων Pharma PLUS, Όμιλος Lavipharm

Κατεβάστε τώρα το Application!

Με την περιήγησή σας στο pharmamanage.gr αποδέχεστε την χρήση cookies.