Πώς να Πετύχετε μια Σωστή Πρόσληψη και Αξιολόγηση των Υπαλλήλων Σας

«Δεν μπορείς να έχεις ευτυχισμένους, αφοσιωμένους και παραγωγικούς ανθρώπους, αν δεν τους έχεις πρωτύτερα ανακαλύψει και προσλάβει!»

Ο πιο σημαντικός κρίκος της αλυσίδας των πραγμάτων που αποτελούν μία επιχείρηση-φαρμακείο είναι οι άνθρωποι που απασχολούνται σε αυτό.

Όσο ωραίο φαρμακείο και εάν έχει φτιάξει κανείς εξωτερικά, όσο καλό στήσιμο στα προϊόντα και αν έχει κάνει εσωτερικά, όσο καλές εμπορικές προσφορές και αν έχει, εάν οι υπάλληλοι δεν έχουν την σωστή συμπεριφορά, εξυπηρέτηση και ενδιαφέρον για τον πελάτη, να είστε σίγουροι ότι η πορεία του φαρμακείου σας δε θα είναι η επιθυμητή.

Για να φτάσουμε όμως στην αξιολόγηση ενός υπαλλήλου, θα πρέπει να έχουμε στο μυαλό μας ότι το μεγαλύτερο μέρος της επιτυχίας ή όχι της δουλειάς του, κρίνεται της ώρα της πρόσληψης.

Εκεί όπου θα πρέπει ο φαρμακοποιός πρώτα, να έχει ξεκαθαρίσει στο μυαλό του τι ζητάει από έναν υπάλληλο, να το επικοινωνήσει ξεκάθαρα από την αρχή της συνεργασίας τους και σε τι σημεία θα αξιολογηθεί.

Πριν ληφθεί βέβαια οποιαδήποτε απόφαση για πρόσληψη υπαλλήλου, θα πρέπει να έχει προηγηθεί η περιγραφή της θέσης εργασίας. Θα πρέπει, δηλαδή να πραγματοποιηθεί μία συνοπτική αλλά και περιεκτική ταυτόχρονα, αναφορά στα καθήκοντα, τις υπευθυνότητες και τις αρμοδιότητες της συγκεκριμένης θέσης.

Η περιγραφή της θέσης βοηθά να προσδιοριστούν, με αντικειμενικό τρόπο, τα επιθυμητά επίπεδα εκτέλεσης μιας εργασίας. Η σύγκριση των επιπέδων αυτών με την απόδοση των εργαζομένων μπορεί να αποτελέσει τη βάση της αποτίμησης των προσπαθειών τους σε τακτά χρονικά διαστήματα.

Τι Πρέπει να Περιλαμβάνει η Περιγραφή μιας Θέσης;

  • Τους πρωτεύοντες σκοπούς ύπαρξης της θέσης αυτής, και επομένως, αυτούς που θα επιδιώξει να επιτύχει ο κάτοχός της. πχ. Θέλουμε να προσλάβουμε μία αισθητικό με στόχο να αυξήσουμε τις πωλήσεις των καλλυντικών που πουλάει το φαρμακείο.
  • Τις συγκεκριμένες υπευθυνότητες της θέσης. Είναι σημαντικό, εδώ, να γίνεται μνεία στις σημαντικότερες υποχρεώσεις του εργαζομένου. Δεν αρκεί, όμως, απλώς να αναθέσουμε υπευθυνότητες σε έναν υπάλληλο. Μαζί με κάθε υπευθυνότητα πρέπει να συνυπάρχει και η αντίστοιχη αρμοδιότητα για πρωτοβουλία και δράση. Στο παράδειγμα της αισθητικού, ναι μεν ο στόχος είναι να αυξήσουμε τις πωλήσεις των καλλυντικών, δίνοντας όμως στην ίδια και την αρμοδιότητα να βγάζει τις παραγγελίες, και να επικοινωνεί με τις εταιρίες, έτσι ώστε να μην έχουμε περιπτώσεις «out of stock», να φροντίζει το merchandizing των ραφιών της να επιμελείται όλων των προβολών έτσι ώστε να αισθάνεται πιο υπεύθυνη στη δουλειά που της έχει ανατεθεί.
  • Τις γνώσεις, το επίπεδο σπουδών και την απαραίτητη εμπειρία που προϋποθέτει η κατοχή της θέσης.
  • Τις συνθήκες εργασίας. Ευκρινής και σαφής αναφορά στις ανάγκες για τυχόν μετακινήσεις, υπερωριακή απασχόληση, ακαθόριστο ωράριο που παρουσιάζει η συγκεκριμένη εργασία.
  • Τα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά της προσωπικότητας και τις σημαντικότερες δεξιότητες που θα πρέπει να διακρίνουν τον κάτοχο της θέσης.

 

Πρόσληψη και Αξιολόγηση Προσωπικού

Τα καθήκοντα του υπαλλήλου που καθορίζονται κατά την πρόσληψη του στο φαρμακείο, δίδονται παράλληλα και γραπτά και βεβαίως και μπορεί να μεταβληθούν ανάλογα με τις απαιτήσεις του φαρμακείου. Και εδώ η επικοινωνία πρέπει να είναι ξεκάθαρη.

Τα Κριτήρια Αξιολόγησης του Υπαλλήλου

Παράλληλα, εκτός από τα παραπάνω τυπικά ή ειδικά προσόντα θα πρέπει να επισημανθούν και κάποια γενικά καθήκοντα και υποχρεώσεις που ισχύουν για κάθε θέση εργασίας σε όλους τους υπαλλήλους.

Μόνο με τη συνεργασία πετυχαίνει ο υπάλληλος και γενικότερα το φαρμακείο, το καλύτερο αποτέλεσμα στην δουλειά του και κάτω από το πνεύμα αυτό, της αμοιβαίας συνεργασίας με τους συναδέλφους, εκτελεί τις εργασίες που του αναθέτουν μεθοδικά και με συνέπεια.

  • Πρέπει να πιστεύει στην τεράστια σημασία του ευχαριστημένου πελάτη και τις αλληλένδετες επιπτώσεις του στην ευημερία του φαρμακείου και του ιδίου.
  • Πρέπει την πραγματική αυτή πίστη να την αποδεικνύει κάθε στιγμή στην πράξη με το να είναι ήρεμος, πρόθυμος, ευγενικός, σίγουρος, διακριτικός, χαμογελαστός.
  • Πρέπει να διαθέτει το χρόνο του παραγωγικά και να εκτελεί την εργασία του με συγκέντρωση, υπευθυνότητα χωρίς καθυστερήσεις και διακοπές.
  • Να φορά την ποδιά του ή ότι άλλο έχει καθορίσει ο φαρμακοποιός για την αντίστοιχη θέση.
  • Να είναι ειλικρινής με τους συναδέλφους και με τους πελάτες.
  • Να είναι συνεπής στο ωράριό του και να ενημερώνει για τυχόν αργοπορία, ή απουσία.
  • Να εργάζεται υπεύθυνα, γνωρίζοντας ότι δεν μπορεί στα διάφορα λάθη του να επικαλείται πάντα τον «παράγοντα άνθρωπο».
  • Από τη στιγμή που όλα τα προηγούμενα έχουν γίνει σωστά, τότε είναι πολύ πιο εύκολο να κάνει ο φαρμακοποιός τη σωστή επιλογή, αλλά και ο υπάλληλος να καταλάβει επακριβώς τις απαιτήσεις και εάν μπορεί να ανταπεξέλθει σε αυτές.

Η ¨Ωρα της Αξιολόγησης

Στο τέλος ή τις αρχές κάθε χρόνου, ανάλογα με το πώς καθορίζεται από το φαρμακοποιό, πρέπει να γίνεται η αξιολόγηση ενός υπαλλήλου σε ένα ιδιαίτερο «τετ α τετ».

Θέστε Μετρήσιμους Στόχους

Πέρα από τα ποιοτικά χαρακτηριστικά μιας αξιολόγησης, όπως προσαρμοστικότητα, συνεργασία, πρωτοβουλία, ώρα προσέλευσης στο φαρμακείο κλπ., επιθυμητό είναι να υπάρχουν και μετρήσιμοι στόχοι που έχουν ήδη τεθεί στον υπάλληλο αρκετό χρονικό διάστημα νωρίτερα και αφορούν συνήθως πωλήσεις ανά μήνα, τρίμηνο, εξάμηνο ή έτος.

Ένα αξιόπιστο μηχανογραφικό σύστημα είναι αναγκαίο για να βγουν ρεαλιστικοί στόχοι και ανά τομέα ευθύνης του κάθε υπαλλήλου.

Για παράδειγμα ο υπάλληλος που έχει στην ευθύνη του τα συμπληρώματα διατροφής, πρέπει από την αρχή του έτους να γνωρίζει πόσα κομμάτια πρέπει να πουλήσει μέσα στο μήνα, την εβδομάδα, ακόμα και την ημέρα.

Αν θέλουμε να είμαστε ακόμα πιο ακριβείς, πρέπει να δώσουμε στον υπάλληλο και από ποιες εταιρίες θα πρέπει να είναι αυτές οι πωλήσεις, έτσι ώστε το φαρμακείο να επιτύχει αντίστοιχα τους στόχους του στις εταιρίες που είναι στοχοποιημένο και να πάρει τα αντίστοιχα πιστωτικά.

Κατά τη Διάρκεια της Συνάντησης Αξιολόγησης του Υπαλλήλου:

  • Δημιουργήστε ένα κλίμα αμοιβαίας εμπιστοσύνης ανάμεσά σας για να μπορέσει η συζήτηση να ευδοκιμήσει υπό το κράτος της απόλυτης ειλικρίνειας.
  • Ξεκινήστε τη συνέντευξη τονίζοντας τη σημασία και το σκοπό της αξιολόγησης, ιδιαίτερα αν πρόκειται για υπάλληλο που την υφίσταται για πρώτη φορά.
  • Εξηγήστε του ότι κάθε υπάλληλος αξιολογείται και ότι η συζήτηση αυτή θα είναι αμοιβαία χρήσιμη.
  • Αναφερθείτε στους τρόπους προσωπικής ανάπτυξης του υπαλλήλου, στοιχείο θετικό τόσο για τον ίδιο όσο και για την επιχείρηση.
  • Κατά τη διάρκεια της συζήτησης, χρησιμοποιήστε ξεκάθαρα παραδείγματα για το τι θεωρείτε επιτυχία και τι σημεία προς βελτίωση στον υπάλληλο.
  • Προσοχή δεν υπάρχουν αρνητικά σημεία!
  • Θα πρέπει με ομαλό τρόπο να φέρετε τη συζήτηση στα σημεία εκείνα όπου ο υπάλληλος χρειάζεται βελτίωση. Γενικά, οι αξιολογούμενοι νομίζουν ότι έχουν αποδώσει σε υψηλότερα επίπεδα από αυτά που πιστεύουν οι παρατηρητές της αποδοτικότητάς τους.
  • Για αυτό το λόγο, απαιτούνται ιδιαίτερα προσεκτικοί χειρισμοί και το καλύτερο θα ήταν να φέρετε τον υπάλληλο στο σημείο όπου μόνος του θα αναγνωρίσει τις αδυναμίες του.
  • Ο έλεγχος περί αποδοτικότητας δεν θα πρέπει να σας δώσει την ευκαιρία να μεταβληθείτε σε δικαστή ή κριτή της εργασίας του υπαλλήλου σας. Είναι λοιπόν αναγκαίο να δώσετε τη δυνατότητα και στον υπάλληλο σας να εκφρασθεί.
  • Για να προκαλέσετε μια συζήτηση, θα είναι προτιμότερο να «τραβήξετε» τον υπάλληλό σας σε διάλογο σχετικά με την εργασία του. Ρωτήστε κάτι πολύ απλό: «Πώς βλέπετε τη δουλειά σας, από την τελευταία φορά που επικοινωνήσαμε;». Βεβαίως, δεν θα πρέπει να συμφωνείτε με όλα όσα σας εξιστορεί ο υπάλληλός σας.
  • Η αναγνώριση των θετικών στοιχείων του υπαλλήλου σας, τον βοηθάει να αποκτήσει αυτοπεποίθηση και περισσότερη διάθεση για εργασία και σε άλλους τομείς, που υπάρχει ανάγκη τόνωσης της αποδοτικότητας του.
  • Τομείς προς βελτίωση: μαζί με τον υπάλληλό σας συμφωνείστε στους τομείς εκείνους, που θα πρέπει να γίνουν διάφορες βελτιώσεις.
  • Παραμείνατε σταθεροί σ' ένα ή δύο τομείς, οι οποίοι χρειάζονται βελτιώσεις. Αν θέσετε, ταυτοχρόνως, τέσσερις ή πέντε στόχους, κινδυνεύετε να καταστρέψετε τις προσπάθειες του προσωπικού σας και τις δικές σας. Επιτυχία ενός ή δύο στόχων είναι καλύτερο από μερική και μόνο επιτυχία σε πολλούς τομείς.

Καταγράφετε γραπτά τα κυριότερα σημεία της συνάντησής σας και για ότι συμφωνήσατε να γίνει από εδώ και στο εξής και δίνετε ένα αντίγραφο στο υπάλληλό σας.

Βέβαια πέρα από την ετήσια συνάντηση, η αξιολόγηση του υπαλλήλου πρέπει να γίνεται συνεχώς, είτε με τη καθημερινή παρακολούθησή του, είτε μέσα από εβδομαδιαίες ή μηνιαίες συναντήσεις μεταξύ φαρμακοποιού και υπαλλήλων κατά τη διάρκεια των οποίων τίθενται θέματα καθημερινότητας και βελτίωσης της δουλειάς.

Παρακολουθείτε επομένως και αξιολογείτε συνεχώς την απόδοση του προσωπικού:

  • Βεβαιωθείτε ότι το προσωπικό ανταποκρίνεται στις εργασίες που πρέπει να εκτελεσθούν και το βαθμό προτεραιότητας.
  • Καθοδηγείτε το προσωπικό που εξυπηρετεί τους πελάτες με τις αναγκαίες κατευθύνσεις και οδηγίες. Ελέγξτε αν εκτελούνται οι διορθωτικές ενέργειες που αμοιβαία συμφωνήσατε.
  • Να ενημερώνετε και να ενθαρρύνετε το προσωπικό για την απόδοσή του καθ’ όλη την διάρκεια της εργασίας.
  • Διασφαλίστε ότι το προσωπικό φέρεται στους πελάτες με την πρέπουσα ευγένεια.
  • Παρακολουθείτε συνεχώς την προσωπική καθαριότητα και εμφάνιση του προσωπικού σας και την τήρηση των κανόνων υγιεινής, καθώς μιλάμε για ένα χώρο Υγείας και Ομορφιάς.

Τέλος, θυμηθείτε ότι η ουσιαστική πρόοδος μέσα από τη διαδικασία αξιολόγησης είναι εκείνη που τονώνει την εμπιστοσύνη, το ηθικό και έχει άμεσα θετικά αποτελέσματα στη λειτουργία ενός φαρμακείου.

Στέλιος Μουσαμάς
Μηχανολόγος Μηχανικός, Master σε Διοίκηση Επιχειρήσεων (ΜΒΑ) - Εμπορικός Διευθυντής του Δικτύου Φαρμακείων Pharma PLUS, του Ομίλου Lavipharm

Κατεβάστε τώρα το Application!

Με την περιήγησή σας στο pharmamanage.gr αποδέχεστε την χρήση cookies.