Εκπαιδευτικές Ανάγκες του Προσωπικού

Σήμερα η εκπαίδευση του προσωπικού στο φαρμακείο είναι περισσότερο από ποτέ μια ανάγκη πρωταρχικής σημασίας για τη σωστή εξυπηρέτηση του πελάτη, αλλά και για την αποδοτική λειτουργία της επιχείρησης-φαρμακείο.

Ο Φαρμακοποιός manager σαν προϊστάμενος, μεταξύ των άλλων καθηκόντων του πρέπει να αξιολογήσει το προσωπικό του ως προς τις εκπαιδευτικές του ανάγκες και όχι μόνο.

Η αξιολόγηση θα αποτελέσει τη μέτρηση του βαθμού στον οποίο το προσωπικό έχει συμβάλλει στην επίτευξη των στόχων που έχουν τεθεί από τη διοίκηση και τους οποίους οφείλει να υπηρετήσει και να επιδιώξει.

Ο σκοπός της προσπάθειας αυτής είναι, αφού εντοπιστούν οι εκπαιδευτικές αδυναμίες του προσωπικού, να οργανωθεί ένα πλάνο εκπαίδευσής του, προκειμένου να βελτιωθεί η αποδοτικότητα και παραγωγικότητά του όχι μόνο στο παρόν στάδιο, αλλά και για μελλοντικές προκλήσεις που θα παρουσιαστούν.

Η εκπαίδευση είναι πολύ σημαντικός παράγοντας στην αύξηση της παραγωγικότητας των εργαζομένων.

Με την εκπαίδευση του προσωπικού επιτυγχάνεται η συμμόρφωσή του στους κανόνες λειτουργίας της επιχείρησης και αναπτύσσεται η δυνατότητα εφαρμογής σύγχρονων μεθόδων εργασίας και καινοτομιών, που με τη σειρά τους συμβάλλουν στην αύξηση της ανταγωνιστικότητας και στη μείωση του κόστους λειτουργίας της επιχείρησης.

Νοείται ότι με την αύξηση της αποδοτικότητας οι εργαζόμενοι βελτιώνουν τις πιθανότητες αύξησης των αποδοχών τους.

Επιπλέον με την εκπαίδευση, το προσωπικό απλοποιεί την εργασία του και μειώνει τον αναγκαίο χρόνο επίβλεψής του.

Το ύψος της επένδυσης, σε χρόνο και χρήμα, που αναλαμβάνει μια επιχείρηση όσον αφορά το προσωπικό της είναι συχνά μεγάλο και πρέπει να φροντίσει ώστε η αποδοτικότητά τους να μεγιστοποιηθεί το καλύτερο δυνατό.

Αυτό μπορεί να γίνει μόνο με τη σωστή και συνεχή εκπαίδευση.

Τα 4 Απαραίτητα Βήματα

Σε αρχικό στάδιο σαν φαρμακοποιός-προϊστάμενος θα επιδιώξω να καταγράψω το σχεδιασμό των θέσεων εργασίας και την παρούσα στελέχωση του προσωπικού μου.

Πριν προχωρήσω στην καθαυτό αξιολόγηση του προσωπικού μου, προκειμένου να έχω μια αποτελεσματική αξιολόγηση θα πρέπει:

1.Να προσδιορίσω την επιθυμητή αποτελεσματικότητα εκ των προτέρων. Αυτό θα χρησιμέψει ως μέτρο σύγκρισης της παρούσας κατάστασης με την επιδιωκόμενη αποτελεσματικότητα, ώστε να μπορούν να επιτευχθούν οι στόχοι της εργασίας κάθε εργαζομένου.

2.Να προετοιμάσω το προσωπικό μου για να αποδεχτεί την επικείμενη αξιολόγηση, αλλά και να εξασφαλίσω την ένθερμη υποστήριξη του, εξηγώντας το σκοπό και το στόχο της.

Οι εργαζόμενοι πρέπει να αντιληφθούν ότι η αξιολόγηση έχει σκοπό να βοηθήσει τους ίδιους και κατ' επέκταση την επιχείρηση, ώστε να μπορέσουν με την επικείμενη εκπαίδευση να προσαρμοστούν και να αντεπεξέλθουν ευκολότερα και αποτελεσματικότερα στο εργασιακό περιβάλλον αλλά και στις υποχρεώσεις τους, κάνοντας την εργασία τους ευκολότερη, αλλά και προσθέτοντας προσόντα και δεξιότητες στην λίστα ικανοτήτων τους.

Τότε χωρίς αμφιβολία η συνεργασία τους θα είναι δεδομένη.

3. Να ετοιμάσω ένα πρόγραμμα συνεντεύξεων αξιολόγησης, με μελετημένο, απλό, αλλά στοχευμένο και σαφές ερωτηματολόγιο, που το αποτέλεσμά του να αντικατοπτρίζει με αντικειμενικότητα την ανάλυση του έργου μιας θέσης, τον καθορισμό του πότε είναι πετυχημένη η εκτέλεση του έργου, καθώς και τις δυνατότητες και αδυναμίες του κάθε εργαζομένου χωριστά αλλά και σαν ομάδα.

4. Αφού ολοκληρωθεί η διαδικασία της αξιολόγησης και εξαχθούν τα συμπεράσματα, θα ετοιμαστεί μια έκθεση των αναγκών εκπαίδευσης του κάθε εργαζομένου χωριστά αλλά και σαν ομάδα, με το απαραίτητο περιεχόμενο αναγκών εκπαίδευσης, όπως σε κατηγορίες προϊόντων και παθήσεων, σε οργάνωση εργασίας, σε τρόπους επικοινωνίας με τον πελάτη κλπ, με σκοπό τον προγραμματισμό των απαραίτητων ενεργειών αλλά και τυχόν οικονομικών πόρων για την πραγματοποίηση της εκπαίδευσης του προσωπικού.

Οι ανάγκες εκπαίδευσης μπορεί να προκύψουν σε επίπεδο ομαδικό ή ατομικό.

Η αξιολόγηση αυτή συχνά αποκαλύπτει ελλείψεις και ανάγκες που πρέπει να διορθωθούν μέσω της κατάρτισης.

Πιθανοί δείκτες που θα μπορούσαν να μας αφυπνίσουν για την ανάγκη εκπαίδευσης του προσωπικού μας:

  1. Μειωμένη αποδοτικότητα.
  2. Αυξημένο ποσοστό λαθών κατά την εργασία.
  3. Αυξημένο ποσοστό παραπόνων από πελάτες.
  4. Έλλειψη συντονισμού και συνεργασίας εργαζομένων μεταξύ τους.
  5. Μειωμένες πωλήσεις.
  6. Συχνές ελλείψεις προϊόντων, πρώτων υλών, αναλωσίμων, κλπ
  7. Καθυστερήσεις στην εκτέλεση ενεργειών.
  8. Άγνοια βασικών κανονισμών της επιχείρησης.
  9. Άγνοια των στόχων της επιχείρησης.
  10. Ανάγκη κατάρτισης λόγω εισαγωγής νέων μεθόδων εργασίας ή νέας τεχνολογίας και μηχανημάτων εξοπλισμού.
  11. Αύξηση κόστους παραγωγής σε ορισμένα παρασκευάσματα.
  12. Συχνά προβλήματα στον εξοπλισμό λόγω κακής συντήρησης.

Οι Τρεις Βασικές Ομάδες Προσωπικού:

1. Νεοπροσληφθέντες Χωρίς Πείρα

Ο νέος συνεργάτης είναι χρήσιμο πρώτα απ'όλα να ενημερωθεί σχετικά με την οργάνωση της επιχείρησης, π.χ. για την πολιτική της γενικά αλλά και ειδικά, όπως για την πολιτική που ακολουθείται στη διαχείριση αποθεμάτων, στα χρηματοοικονομικά, στην τιμολογιακή πολιτική, τις δημόσιες σχέσεις, τους κανόνες ασφαλείας, κλπ.

Μετά από αυτήν τη γενική εκπαίδευση, θα παρακολουθήσει την εξειδικευμένη εκπαίδευση του τμήματος που θα τοποθετηθεί, ούτως ώστε να αποκτήσει και τις γνώσεις και τις δεξιότητες που χρειάζεται για να μπορέσει να διεκπεραιώσει στο μέγιστο βαθμό την αποστολή του.

Είναι νοητό επίσης ότι όσοι αλλάζουν θέση εργασίας βρίσκονται σε παρόμοια θέση με όσους ξεκινούν τώρα να εργάζονται.

Οι απαιτήσεις για τη νέα θέση εργασίας μπορεί να δημιουργήσουν ένα κενό απόδοσης που πρέπει να καλυφθεί μέσω της εκπαίδευσης.

2. Νεοπροσληφθέντες με Πείρα

Σ' αυτήν την περίπτωση το πρόγραμμα εκπαίδευσης θα περιοριστεί στην γενική εκπαίδευση που θα αφορά την οργάνωση της επιχείρησης και την πολιτική που θέλει να ακολουθεί η διοίκηση.

Η εκπαίδευση ενός νέου συνεργάτη με πείρα στην συγκεκριμένη εργασία, μπορεί να συνεχισθεί με την ίδια εκπαίδευση όπως και του κανονικού υπάρχοντος προσωπικού.

Απαραίτητη όμως και στις 2 παραπάνω περιπτώσεις, η γνωριμία με όλους τους συναδέλφους με το τι κάνει ο καθένας, με επεξηγήσεις στο πώς η κάθε αρμοδιότητα ταιριάζει στην όλη ροή της εργασίας, γιατί το νέο άτομο θα πρέπει να συνεργάζεται και να συντονίζεται με όλη την ομάδα.

3. Κανονικό Υπάρχον Προσωπικό

Η πολιτική της συνεχούς εκπαίδευσης του προσωπικού είναι επιβεβλημένη λόγω των συχνών αλλαγών του εργασιακού, επιχειρηματικού, αλλά και τεχνολογικού περιβάλλοντος.

Είναι επίσης επιβεβλημένη λόγω των αυξανόμενων αναγκών και απαιτήσεων του σύγχρονου πελάτη.

Μπορεί να προσφέρει συνεχή βελτίωση της ποιότητας της εργασίας, προς όφελος τόσο των ιδίων όσο και του φαρμακείου.

Το Πλάνο Εκπαίδευσης και οι Διαδικασίες Εφαρμογής του

Σαν πλάνο εκπαίδευσης εννοούμε όλες τις ενέργειες εκπαίδευσης που αποφασίσατε να εφαρμόσετε για τους υπαλλήλους σας, ανάλογα με τους στόχους ανάπτυξης της επιχείρησης ή τις προτεραιότητες που εσείς σαν φαρμακοποιός-manager θέσατε.

Το πλάνο εκπαίδευσης κατηγοριοποιείται σε 3 κατηγορίες, σύμφωνα με τον παρακάτω πίνακα:

Κατηγορία Εκπαίδευσης Στόχος Εκπαίδευσης Παραδείγματα
Προσαρμογή στο πόστο εργασίας: Παροχή γνώσεων που αφορούν άμεσα το πόστο εργασίας του και τις αρμοδιότητές του. Διαδικασίες για την ορθή εκτέλεση της εργασίας του
Εξέλιξη της εργασίας:  Παροχή γνώσεων για να εξελίξει το υπάρχον πόστο εργασίας του που θα βελτιώσουν την αποδοτικότητά του.

Εκπαίδευση Merchandizing

Εκπαίδευση στο στήσιμο και
την παρακολούθηση προβολών.

Εκπαίδευση σε συχνές παθολογίες ή ανάγκες υγείας και ομορφιάς και
στη αντίστοιχη συμβουλή υγείας.

Ανάπτυξη δεξιοτήτων:  Παροχή γνώσεων για νέες δεξιότητες που θα βελτιώσουν την ποιότητα εργασίας. 

Εκπαίδευση σε νέες τεχνολογίες και προγράμματα σχέσεων με τους πελάτες.

Εκπαίδευση σε τεχνικές προσέγγισης και συμπληρωματικής πρότασης.

 

 Όσο για τη μέθοδο που θα ακολουθηθεί, αυτό είναι απόφαση του φαρμακοποιού manager:

  1. Θα αναλάβει ο ίδιος την εκπαίδευση;
  2. Θα την αναθέσει σε κάποιον από τους υπάρχοντες πεπειραμένους υπαλλήλους του;
  3. Θα την αναθέσει σε κάποιον εξωτερικό εξειδικευμένο σύμβουλο;
  4. Θα επιλέξει προγράμματα από εταιρείες προμηθευτές;

Το μοναδικό κριτήριο για την επιλογή της μεθόδου, είναι ποια πιθανώς να πετύχει το καλύτερο στόχο της κατάρτισης στο συγκεκριμένο πλάνο εκπαίδευσης.

Μετά τη διεκπεραίωση της εκπαίδευσης δε σημαίνει ότι όλα έχουν τελειώσει, αντίθετα χρειάζεται να γίνεται αξιολόγηση της ίδιας της εκπαίδευσης από το προσωπικό, με σωστά στοχευμένα ερωτηματολόγια καταμέτρησης του ηθικού, του βαθμού ικανοποίησης, της αλλαγής νοοτροπίας, αλλά και κατά πόσο ήταν αποδοτική.

Χρειάζεται επίσης στενή και συνεχής παρακολούθηση, επαναξιολόγηση της προόδου που έχει επιτευχθεί σε τακτά διαστήματα και όπου είναι απαραίτητο να ληφθούν τα αναγκαία διορθωτικά μέτρα.

Μετρώντας την Απόδοση της Εκπαίδευσης

Για να είμαστε σίγουροι ότι η εκπαίδευση και η ανάπτυξη των δεξιοτήτων θα είναι αποτελεσματική, όπως ανάφερα και προηγουμένως, θα πρέπει να την αξιολογήσουμε, πριν, κατά τη διάρκεια και μετά την εκπαίδευση, λαμβάνοντας υπόψη τους ακόλουθους βασικούς παράγοντες:

Πριν την Εφαρμογή της Εκπαίδευσης

  1. Πιστεύουμε πράγματι ότι το επιλεγμένο πλάνο και η μέθοδος εκπαίδευσης και ανάπτυξης δεξιοτήτων, θα οδηγήσει στην απόκτηση των αναγκαίων γνώσεων που χρειάζονται οι εργαζόμενοι, ώστε να αντεπεξέλθουν στις προσδοκίες που απαιτούν οι ρόλοι τους; Αυτή η μέθοδος έχει ξαναχρησιμοποιηθεί και αποδείχθηκε επιτυχημένη;
  2. Οι εντυπώσεις του προσωπικού που κατέχει υψηλού επιπέδου εκπαίδευση για την προτεινόμενη μέθοδο εκπαίδευσης είναι πάντοτε χρήσιμη.
  3. Το προτεινόμενο πλάνο και η μέθοδος εκπαίδευσης είναι προσαρμοσμένα και είναι σύμφωνα με τις προτιμήσεις και τη μαθησιακή ικανότητα του προσωπικού; Νοείται ότι αυτά έχουν εξηγηθεί στο προσωπικό σε γενικές γραμμές και τα έχουν κατανοήσει.

Κατά τη Διάρκεια της Εκπαίδευσης

  1. Θα ρωτήσουμε τους εργαζόμενους πώς νιώθουν και αν κατανοούν τι λέγεται την ώρα του μαθήματος.
  2. Θα πρέπει να πραγματοποιούμε μικρά προφορικά ή γραπτά τεστ για επιβεβαίωση του κατά πόσο αντιλαμβάνονται και κατανοούν ότι τους διδάσκεται.
  3. Παρακολουθούμε κατά πόσο με ενθουσιασμό συμμετέχουν στο μάθημα και κατά πόσο κάνουν απουσίες ή αργοπορούν ή φεύγουν πριν τελειώσει το μάθημα. Μήπως παραπονιούνται ότι ήταν χάσιμο χρόνου;
  4. Τέλος θα ζητήσουμε από το προσωπικό να βαθμολογήσει την όλη δραστηριότητα και να κάνει εισηγήσεις για βελτίωση.

Μετά τη Συμπλήρωση της Εκπαίδευσης

  1. Διενεργούμε εξέταση και μελετούμε τι έχουν τελικά αποκομίσει από την εκπαίδευση.
  2. Διενεργούμε ξανά συνεντεύξεις και τις συγκρίνουμε με τις αρχικές.
  3. Παρακολουθούμε πως διεκπεραιώνει την εργασία του και αν ακολουθεί τι έμαθε.
  4. Επαναξιολογούμε τις γνώσεις και τις δεξιότητες του προσωπικού.
Το Κόστος της Εκπαίδευσης και η Επιδότηση ΛΑΕΚ του ΟΑΕΔ

Το οποιοδήποτε κόστος της εκπαίδευσης εκπίπτει από την Εφορία και επιπρόσθετα, κάθε φαρμακείο έχει πολλαπλό όφελος αν υποβάλλει αίτηση για την εκπαίδευση του προσωπικού του με το πρόγραμμα του ΟΑΕΔ, ΛΑΕΚ 0,45 (Λογαριασμός για την Απασχόληση και την Κατάρτιση).

Με τη συμμετοχή του προσωπικού στο πρόγραμμα, ΛΑΕΚ 0,45 επιστρέφεται το κόστος. Ο λογιστής σας εύκολα μπορεί να κάνει όλη τη διαδικασία του ΛΑΕΚ 0,45 μέσω διαδικτύου στο http://laek.oaed.gr

Συμπεράσματα

Όλοι οι υπάλληλοι χρειάζονται κατάρτιση στη διάρκεια της εργασιακής τους ζωής. Ακόμη και το ήδη έμπειρο προσωπικό σας έχει ανάγκη για περαιτέρω μάθηση, ειδικά αν λάβουμε υπόψη μας τις απαιτήσεις των οικονομικών, κοινωνικών και τεχνολογικών αλλαγών που συμβαίνουν σήμερα.

Το γενικό συμπέρασμα είναι ότι η εκπαίδευση του προσωπικού δεν πρέπει να θεωρείται ένα επιπλέον κόστος για την επιχείρηση, αλλά ένας σημαντικός παράγοντας αύξησης της ανταγωνιστικότητας και αποτελεσματικότητας της επιχείρησης-φαρμακείο.

Ας μη ξεχνάμε ότι τα πολλά εκπαιδευτικά γίνονται δωρεάν από εταιρείες φαρμακευτικές ή παραφαρμάκων. Βέβαια αυτά τα τελευταία, συχνά επικεντρώνονται μόνο σε πληροφορίες για τα δικά τους προϊόντα.

Είναι γεγονός ότι για την παρακολούθηση ενός εκπαιδευτικού προγράμματος σε θέματα που άπτονται της ποιότητας εργασίας υπάρχει συνήθως ένα κόστος, το οποίο όμως τάχυστα αποσβένεται.

Στη σημερινή εποχή με την αλματώδη ανάπτυξη της τεχνολογίας και της ανταγωνιστικότητας, σε σύντομο χρονικό διάστημα οι γνώσεις και δεξιότητες των εργαζομένων παρουσιάζουν συνεχώς κενά που θα πρέπει να συμπληρωθούν.

Η επιτυχία της επιχείρησης βασίζεται πλέον στην υψηλή απόδοση των εργαζομένων της και αυτή μπορεί να διασφαλιστεί μόνο με υψηλής ποιότητας και συνεχή εκπαίδευση.

Δεν πρέπει να ξεχνούμε ότι τα εκπαιδευτικά προγράμματα εκτός του ότι βοηθούν στη βελτίωση των γνώσεων και δεξιοτήτων τους, περνάνε το μήνυμα ότι η διοίκηση της επιχείρησης εξακολουθεί να ενδιαφέρεται γι' αυτούς.

Αυτό από μόνο του λειτουργεί θετικά στη ψυχολογική τους διάθεση για εργασία και κατ'επέκταση στην αποδοτικότητά τους.

Πιθανές Δυσκολίες και "Φρένα" στην Εκπαίδευση

Α. Από Μέρους του Φαρμακοποιού-manager:

  1. Έλλειψη κινητοποίησης του προσωπικού.
  2. Μη ανταπόδοση (υπερωριακή ή σε ελεύθερο χρόνο) του επί πλέον χρόνου που αφιερώνει ο υπάλληλος.
  3. Απροθυμία για κάλυψη πιθανών εξόδων.

Β. Από Μέρους του Υπαλλήλου:

  1. Προσωπικές ανυπέρβλητες υποχρεώσεις.
  2. Απροθυμία

Γ. Από Μέρους της Οργάνωσης του Εκπαιδευτικού Προγράμματος:

  1. Μακρινή απόσταση του τόπου διεξαγωγής.
  2. Ακατάλληλη μέρα και ώρα.
  3. Μη ενδιαφέρον θέμα.

Ανδρέας Κοντόπουλος, Φαρμακοποιός
BSc & MSc στη Φαρμακευτική από το Πανεπιστήμιο Ιατρικής και Φαρμακευτικής στο Cluj-Napoca της Ρουμανίας. Ανώτερο Δίπλωμα στη Διοίκηση Επιχειρήσεων από το Κυπριακό Ινστιτούτο Μάρκετινγκ. MSc στην Διοίκηση Μονάδων Υγείας από το Πανεπιστήμιο Frederick της Κύπρου. Εργάστηκε σαν υπεύθυνος Φαρμακοποιός στο φαρμακείο Χρ. Κοντόπουλος στην Κύπρο, διετέλεσε Γενικός Διευθυντής της Medivet Suppliers Ltd και σήμερα είναι Επιστημονικός και Επιχειρηματικός Σύμβουλος της Trojan Import & Export Ltd.

Βιβλιογραφία:
MANAGEMENT Επιχειρήσεων & Οργανισμών, Δρ. Μαντζάρης Γιάννης
Διαχείριση Ανθρώπινου Δυναμικού και Υπηρεσίες Φροντίδας Υγείας, (Παρουσίαση) Δρ. Ελένη Μπαλτζή.
Business Organization, R.J.Williamson, 1981
Free Management Library, www.managementhelp.org

Κατεβάστε τώρα το Application!

Με την περιήγησή σας στο pharmamanage.gr αποδέχεστε την χρήση cookies.