Διαχειριστείτε Αποτελεσματικά τις Αλλαγές

Μικρές ή μεγάλες αλλαγές ρυθμίζουν τη ζωή ενός Φαρμακείου, αλλά οι επιδράσεις τους πάνω στους υπαλλήλους πολλές φορές υποεκτιμούνται.

Αλλαγές όπως η ρύθμιση του ωραρίου λειτουργίας, μια ανακαίνιση, μία απόλυση ενός συνεργάτη ή πρόσληψη ενός νέου συνεργάτη… κ.α. πρέπει πάντα να ακολουθούν μια συγκεκριμένη διαδικασία διαχείρισης από όλη την αμάδα για να δράσουμε συλλογικά.

Αν στην αρχαιότητα το ρητό «τα πάντα ρει» (Ηράκλειτος), ήθελε να εκφράσει τη φύση του κόσμου, σήμερα η αλλαγή εκφράζει τη βασική προϋπόθεση επιβίωσης και κρίσιμο παράγοντα επιτυχίας.

Στο σημερινό και πολύ περισσότερο αυριανό μέλλον, οι επιλογές για τις επιχειρήσεις είναι τρεις:

1. Δεν αλλάζεις, άρα δεν προσαρμόζεσαι, άρα πεθαίνεις.

2. Αλλάζεις για να προσαρμοσθείς στις εξελίξεις και επιβιώνεις.

3. Οδηγείς τις εξελίξεις στις οποίες προσαρμόζονται οι άλλοι και επιτυγχάνεις.

Διαχειριστείτε Αποτελεσματικά τις Αλλαγές

Ενέργειες για να Δράσετε Συλλογικά

Η αλλαγή είναι μέσα στην φυσιολογική εξέλιξη των πραγμάτων.

Αν και η αλλαγή αποτελεί κύριο χαρακτηριστικό της φύσης του ανθρώπου, ωστόσο οι άνθρωποι βολεύονται στις συνήθειές τους και απέναντι σε κάθε αλλαγή γίνονται συνήθως αντιδραστικοί.

Αρνούνται ή δυσανασχετούν σε τροποποιήσεις των αρμοδιοτήτων τους, του ωραρίου εργασίας τους, του τρόπου εκτέλεσης των εργασιών τους, της συνεχούς ενίσχυσης, βελτίωσης και εξέλιξης του ανθρωπίνου δυναμικού.

Και φυσικά, ο Φαρμακοποιός μάνατζερ είναι ο αρμόδιος που θα οδηγήσει την ομάδα του σε μία ομαλή αλλαγή, πολλές φορές απαραίτητη, λόγω των εξελίξεων που συμβαίνουν στο επιχειρηματικό πλαίσιο του Φαρμακείου.

Παρακάτω θα αναλύσουμε 6 ενέργειες «κλειδιά» για να διατηρήσουμε τη συνοχή και την κινητοποίηση της ομάδας.

1η Ενέργεια: Προετοιμάστε το Έδαφος

Μία στρατηγική διαχείρισης αλλαγών στον τρόπο εργασίας, η οποία θα προσβλέπει στην ενημέρωση και στην διαχείριση του προσωπικού, αναμφισβήτητα απαιτεί χρόνο και πολλές φορές και κόστος χρήματος, αν υπολογίσουμε τα κόστη που συνδέονται με την τυχόν κακή λειτουργία της επιχείρησης.

Η πρώτη μας αντίδραση είναι να θέσουμε στον εαυτό μας τις σωστές ερωτήσεις, όποια κι αν είναι η αλλαγή που σχεδιάζουμε, ώστε να επιτύχουμε την ενδυνάμωση αυτής, την ευρεία συμμετοχή του προσωπικού μας, αλλά και την εξάλειψη βασικών εμποδίων πραγματοποίησής της.

Τέτοιες ερωτήσεις μπορεί να είναι:

«Ποιες θα είναι οι επιδράσεις αυτού του σχεδίου μας σε κάθε υπάλληλό μας και στις αρμοδιότητές του;»

«Ποιες αντιδράσεις πιθανόν να προκύψουν λόγω της ψυχολογίας και της προσωπικότητας του καθενός;»

Θα πρέπει να προβλέψουμε από την αρχή, τις πιθανές αντιδράσεις σε κάθε έναν από την ομάδα μας, για την αλλαγή που σχεδιάζουμε.

Για παράδειγμα, σε μια αλλαγή ωραρίου κρίνεται αναγκαίο να υπολογίσουμε τι προβλήματα μπορεί να επιφέρει στην προσωπική ζωή, ανάλογα με την οικογενειακή κατάσταση του εκάστοτε ατόμου.

Αφού λοιπόν κάνουμε τους παραπάνω συλλογισμούς, συντάσσουμε γραπτώς ένα χρονοδιάγραμμα ενεργειών και ορίζουμε μία συνάντηση εργασίας, στα πλαίσια της οποίας γνωστοποιείται η διαμόρφωση και η διάδοση του οράματος αλλαγής.

Εκεί οφείλουμε να είμαστε προετοιμασμένοι για να αντιμετωπίσουμε πιθανές αντιρρήσεις του προσωπικού, που μπορούν να εξαλειφθούν μέσα από το διάλογο, τα επιχειρήματα, την ανταλλαγή απόψεων και τα θετικά παραδείγματα που θα επιφέρει η αλλαγή στην επιχείρηση για όλους.

2η Ενέργεια: Επικοινωνήστε με τον Κατάλληλο Τρόπο

Για να αποφευχθούν οι όποιες ανησυχίες και αρνητικά σχόλια των υπαλλήλων σας, αντιδράσεις που οι αλλαγές σε κάτι νέο και διαφορετικό από αυτό που έχουμε συνηθίσει πάντα προκαλούν, καλό είναι το σχέδιό σας να παρουσιαστεί, όχι σαν τετελεσμένο γεγονός, αλλά σαν μια πρόταση για τη βελτίωση της εξέλιξης του Φαρμακείου.

Με αυτόν τον τρόπο επικοινωνίας θα κατανοήσουν ότι συμμετέχουν και αυτοί στην τελική απόφαση και ότι ο ρόλος τους στη διαμόρφωση στρατηγικής δεν είναι αμελητέος.

Ακόμη και για δύσκολες αποφάσεις, όπως είναι η μείωση αποδοχών ή η απόλυση ενός συνεργάτη, οφείλετε με τρόπο σαφή, ειλικρινή και άμεσο να τους εξηγήσετε την κατάσταση, επιχειρηματολογώντας ότι αυτό μπορεί να είναι ένας τρόπος επιβίωσης της επιχείρησης.

Σε τέτοιες δύσκολες περιπτώσεις η συνάντηση είναι προτιμότερο να γίνει εκτός ωραρίου εργασίας.

Συχνά εκτός από αυτήν την ομαδική επικοινωνία, ίσως χρειαστεί να μιλήσετε κατ' ιδίαν με κάποιο συνεργάτη που τον αφορά άμεσα μία αλλαγή ή είναι πιο ευαίσθητος / αντιδραστικός από τους άλλους.

Μια στρατηγική αλλαγή που αφορά την ανάπτυξη μιας νέας κατηγορίας ή νέων υπηρεσιών για τους πελάτες με στόχο την εξέλιξη και τη διαφοροποίηση στην περιοχή, αλλά ακόμη και μια μεταφορά σε ένα καλύτερο σημείο στη γεωγραφική περιοχή σας ή η επέκταση του ήδη υπάρχοντος καταστήματος, συνεπάγεται και αλλαγή στον τρόπο που δουλεύουμε.

Για παράδειγμα, αν η αλλαγή αφορά τη διεύρυνση του ωραρίου λειτουργίας του φαρμακείου μας, πρέπει να εξηγήσουμε στους συνεργάτες μας ότι με τον τρόπο αυτό όχι μόνο θα διευκολυνθεί η υπάρχουσα πελατεία και ιδιαίτερα οι εργαζόμενοι της περιοχής μας, αλλά θα αυξήσει την εισροή νέων πελατών που θα οδηγήσει σε αύξηση του τζίρου και σε ευκολότερη επίτευξη ατομικών στόχων και μπόνους.

Για την επιτυχία του νέου εγχειρήματος, απαραίτητο είναι να σχεδιαστούν για τον καθένα κυλιόμενα ωράρια, ώστε να μην υπερβαίνουν τις 40 ώρες εβδομαδιαίως.

Επίσης, μπορούν να γίνουν προτάσεις σε μερικούς, που είναι πιο ελεύθεροι από υποχρεώσεις, αν θέλουν να εργαστούν υπερωριακά, κάτι που θα είναι και προς όφελος του φαρμακείου να πληρώσει μερικές υπερωρίες, παρά να κάνει μία νέα πρόσληψη.

Μία άλλη περίπτωση που πιθανώς να προκαλέσει ανησυχίες, είναι η απόφαση να εισάγετε αυτοματισμούς στο Φαρμακείο.

Αυτή η ενέργειά σας, ίσως προκαλέσει φόβους σε ορισμένους βοηθούς στον πάγκο για την απώλεια της θέσης τους.

Εδώ θα πρέπει να εξηγήσετε εκ προοιμίου ότι αυτοματοποίηση δε σημαίνει απόλυση και ότι η απελευθέρωση χρόνου στον καθένα λόγω της ταχύτατης διάθεσης των τεμαχίων από ένα σύστημα αυτοματισμού (ρομπότ), θα τους δώσει την ευκαιρία να ασχοληθούν περισσότερο με τον πελάτη, συζητώντας μαζί του για το πρόβλημα υγείας του, μέσα από το οποίο μπορεί να προκύψουν και καινούργιες ανάγκες.

Αυτό θα δημιουργήσει ευχαριστημένο και πιστό πελατολόγιο, αλλά και ενίσχυση των πωλήσεων.

Αφού λοιπόν ο Φαρμακοποιός έχει προσδιορίσει τον στόχο του και το τι θέλει να κάνει, οφείλει, όπως προείπαμε να διαδώσει το σχέδιο της αλλαγής με τον κατάλληλο τρόπο, στην ομάδα.

Αυτό το σχέδιο θα δώσει στα άτομα μία προοπτική μεσοπρόθεσμη ή και μακροπρόθεσμη και συχνά θα δράσει στο να ενθαρρύνει την ομάδα για το μέλλον της επιχείρησης.

Αυτό το στάδιο είναι πάρα πολύ σημαντικό γιατί επιτρέπει την αντιμετώπιση των αντιστάσεων αλλά και τη δημιουργία θετικών στάσεων, τη διευκόλυνση και την υποστήριξη των συνεργατών σας να προσαρμοσθούν στη νέα κατάσταση και στις απαιτήσεις που αυτή συνεπάγεται αλλά, και τη διαπραγμάτευση με τον Φαρμακοποιό, ώστε να αντισταθμιστούν οι όποιες «απώλειες» επιφέρουν οι αλλαγές.

Ο Φαρμακοποιός θα πρέπει να έχει την υπομονή και την ικανότητα να αναλύσει με ακρίβεια τα βήματα και την οργάνωση του κάθε σχεδίου του, και στη συνέχεια να απευθυνθεί στον κάθε έναν μεμονωμένα, δίνοντάς του τη δυνατότητα να σχολιάσει από τη μεριά του, να προβάλει αντιρρήσεις ή και να ενθαρρύνει την απόφαση, ακόμη και να προτείνει καλύτερες λύσεις.

Από την άλλη πλευρά, ένας ευσυνείδητος υπάλληλος οφείλει να συμμετέχει στις αλλαγές, που είναι προς όφελος της επιχείρησης αλλά και της προσωπικής του εξέλιξης, παρόλο που μπορεί στην αρχή να αναγκαστεί να λειτουργήσει σε μια περίοδο αποσταθεροποίησης των συνηθειών εργασίας του.

Ακραίο αλλά όχι απίθανο, σενάριο αποτελεί η περίπτωση κάποιος να είναι αρνητικός στην όποια αλλαγή στον χώρο της εργασίας του.

Στο χέρι σας είναι να τον πείσετε να δει το όφελος, όχι μόνο το επιχειρηματικό αλλά και το προσωπικό, τα θετικά αποτελέσματα και τις νέες ευκαιρίες που παρουσιάζονται ή αν δεν μπορεί τελικά να προσαρμοστεί να αποχωρήσει από την επιχείρηση.

Να θυμάστε ότι στο μυαλό των περισσότερων υπαλλήλων κάθε νέο σχέδιο φαντάζει ότι εξυπηρετεί μόνο τον επιχειρηματία.

Δεν βάζει τον εαυτό του να σκεφτεί ότι η εξέλιξη του τζίρου της επιχείρησης θα είναι και εξέλιξη του ίδιου όχι μόνο για τις αποδοχές του και για την ασφάλεια της θέσης του, αλλά και για τη δική του αυτοπραγμάτωση και αυτοϊκανοποίηση (ιεράρχηση αναγκών κατά Maslow).

Αυτό το ρόλο καλείται να «παίξει» η σωστή και άμεση επικοινωνία.

3η ενέργεια: Δώστε τα Μέσα Επίτευξης του Στόχου

Εφόσον έχετε ορίσει τον στόχο και έχει γίνει κατανοητός και αποδεκτός από όλους, το επόμενο στάδιο είναι ο σχεδιασμός της υλοποίησής του και οι απαραίτητες ενέργειες επικοινωνίας, εκπαίδευσης και οργάνωσης.

Αυτή η φάση συνίσταται στο να υλοποιηθεί το επικείμενο σχέδιο αλλαγής, προσδιορίζοντας τα μέσα που θα χρησιμοποιηθούν.

Αυτά είναι κυρίως μέσα οργάνωσης εργασίας, όπως η κατανομή των αρμοδιοτήτων και η περαιτέρω εκπαίδευση του καθένα στον νέο του ρόλο.

4η Ενέργεια: Βάλτε τους Συνεργάτες σας να Συμμετέχουν σε Όλα τα Επίπεδα

Προσπαθήστε μέσα στα πλαίσια του δυνατού να ενσωματώσετε τους συνεργάτες σας σε όλα τα επίπεδα του σχεδιασμού σας.

Μελετήστε τις αντιδράσεις τους, διευκολύνετε τη συνοχή της ομάδας, και κυρίως αναλύστε τη σημερινή κατάσταση και τους λόγους που σας οδήγησαν στην απόφαση αυτής της αλλαγής.

Η συμμετοχή γενικότερα, δημιουργεί στα άτομα ένα αίσθημα ιδιοκτησίας της αλλαγής, πράγμα που συνεπάγεται τη δέσμευσή τους και την υποστήριξή τους ενεργά.

Ασφαλώς ο βαθμός συμμετοχής ποικίλει από το εύρος και τη δυναμική των αλλαγών που σχεδιάζουμε να κάνουμε.

5η Ενέργεια: Διατηρήστε τον Ενθουσιασμό στην Ομάδα

Μία σημαντική αλλαγή στην οργάνωση εργασίας μπορεί να είναι ευκαιρία για να δημιουργήσετε ένα ευνοϊκό συλλογικό πνεύμα σε όλη την ομάδα.

Η αρμοδιότητά σας σαν μάνατζερ με στόχο να βελτιώνετε συνεχώς την ποιότητα εργασίας, απαιτεί συνεχή έλεγχο στην υπάρχουσα οργάνωση και επανασχεδιασμό της πρακτικής όλων, ώστε το Φαρμακείο να λειτουργεί καλύτερα και συνεχώς να εξελίσσεται.

Είτε πρόκειται για αλλαγή ωραρίων, είτε πρόκειται για δημιουργία ενός νέου τμήματος, για αλλαγή αρμοδιοτήτων του καθενός, τίποτα δεν πρέπει να αφεθεί στην τύχη και θα πρέπει εσείς να το διαχειριστείτε.

Σημαντικό επίσης κρίνεται το γεγονός ότι για να παγιωθούν οι όποιες αλλαγές, με το μικρότερο δυνατό κόστος, θα πρέπει να προσαρμόζονται στην κουλτούρα και τη φιλοσοφία του Φαρμακείου σας.Διαχειριστείτε Αποτελεσματικά τις Αλλαγές6η Ενέργεια: Αξιολόγηση των Αποτελεσμάτων

Μία επιτυχημένη αλλαγή περνά πάντα μέσα από συλλογική συζήτηση και από συναντήσεις εργασίας όπου θα ακουστούν αντιρρήσεις και θα βρεθούν λύσεις.

Οι συναντήσεις αυτές πρέπει να γίνονται σε τακτά χρονικά διαστήματα και σε όλα τα στάδια της εκπόνησης ενός σχεδίου, ώστε ο καθένας να εκφράζεται και να παρουσιάζει τα αποτελέσματά του, τα οποία πρέπει να αξιολογούνται και ποσοτικά (τι επιφέρουν σε τζίρο), αλλά και ποιοτικά (τι επιφέρουν σε καλύτερη εξυπηρέτηση των πελατών).

Για παράδειγμα, μετά από μία εγκατάσταση ενός συστήματος αυτοματισμού (ρομπότ) θα πρέπει όλοι να καταθέσουν τις απόψεις τους στο τρόπο που αυτή η αλλαγή βοήθησε στην εργασία τους ή τι πιθανές δυσκολίες αντιμετώπισαν.

«Team building» για Συνοχή της Ομάδας

Ολοκληρώνοντας την ανάλυση της διαχείρισης της αλλαγής, δεν θα πρέπει να ξεχνάτε ότι όποιο κι αν είναι το μέγεθος και το προφίλ του Φαρμακείου, η συνοχή της ομάδας είναι απαραίτητη για να αποφευχθούν οι αντιπαραθέσεις ανάμεσα στα άτομα, να υπάρχει καλύτερη κατανόηση και συνεπώς μεγαλύτερη αποτελεσματικότητα.

Το λεγόμενο «team building» δεν αφορά αποκλειστικά τις μεγάλες επιχειρήσεις, αλλά ακόμη και τις μικρές όπως ένα Φαρμακείο.

Ένας συνεργάτης, ο οποίος υποστηρίζεται από τον μάνατζέρ του, θα ανταποκριθεί πολύ καλύτερα στις υποχρεώσεις του, θα γίνει πιο παραγωγικός νους και θα ξεπεράσει ευκολότερα όποιες καθημερινές δυσκολίες προκύπτουν.

Ευαγγελία Γεροντή, ΜΒΑ Διοίκησης Επιχειρήσεων

Κατεβάστε τώρα το Application!

Με την περιήγησή σας στο pharmamanage.gr αποδέχεστε την χρήση cookies.