Η Διοίκηση Ενάντια στο Ρολόι

Σήμερα για να είσαι επιτυχημένος στη ζωή δεν αρκεί να είσαι μόνο επαγγελματικά. Θα πρέπει παράλληλα να απολαμβάνεις και την προσωπική σου ζωή.

Το μυστικό είναι να ξεχωρίσεις ιδανικά το χρόνο της δουλειάς από το χρόνο της προσωπικής σου ζωής και κυρίως να οργανώσεις σωστά το χρόνο της δουλειάς σου.

Το φαρμακείο αποτελεί σήμερα μια σύνθετη και πολύπλευρη μορφή επιχείρησης. Είναι ένα μίγμα εμπορικής δραστηριότητας και παροχής υπηρεσιών υγείας.

Κάθε φαρμακοποιός βρίσκεται αντιμέτωπος καθημερινά με βασικές και απαραίτητες διαδικασίες που περνούν όλες ή οι περισσότερες από τα χέριά του. Πιο τυχεροί είναι αυτοί που έχουν την πολυτέλεια ενός ή περισσοτέρων υπαλλήλων.

Μερικές από τις καθημερινές ασχολίες του φαρμακοποιού που αφιερώνει σημαντικά μερίδια από το χρόνο του είναι και οι παρακάτω:

  • Πώληση φαρμάκων και παραφαρμακευτικών προϊόντων.
  • Εκτέλεση συνταγών των ταμείων.
  • Παραγγελίες και συμφωνίες με πωλητές.
  • Συμβουλευτικές υπηρεσίες προς τους πελάτες του.
  • Καθαριότητα φαρμακείου και έλεγχος αποθεμάτων.
  • Κλείσιμο ασφαλιστικών ταμείων.
  • Τήρηση βιβλίων.

Και για όλα αυτά φυσικά κανένας φαρμακοποιός δε χρησιμοποιεί μόνο το ωράριο του φαρμακείου. Κλέβει αμέτρητες ώρες από την προσωπική ή οικογενειακή ζωή του.

Οργανώστε τον Χρόνο Σας

Όσες ώρες όμως κι εάν ξεκλέβει, η κάθε μέρα έχει για όλους τους ανθρώπους 24 ώρες. Ο χρόνος που ο καθένας έχει στη διάθεσή του είναι φθαρτός, συγκεκριμένος και αναντικατάστατος.

Ο μοναδικός τρόπος να αποκτήσουμε τον έλεγχο του χρόνου είναι να μάθουμε να τον διαχειριζόμαστε σωστά. Η σωστή διαχείριση του χρόνου προϋποθέτει σωστή διαχείριση του εαυτού μας, του φόρτου εργασίας και δεξιότητες διοίκησης.

Ας δούμε λοιπόν κάποιους τρόπους για να μπορέσουμε να χωρέσουμε περισσότερα πράγματα στο καθημερινό μας πρόγραμμα.

Που Πάει ο Χαμένος Χρόνος Μας;

Ο μεγαλύτερος κλέφτης του χρόνου μας είναι η έλλειψη καθημερινού προγράμματος. Έχουμε στο μυαλό μας ένα σωρό πράγματα που θέλουμε να κάνουμε άλλα στην πορεία της ημέρας δεν κάνουμε ούτε τα μισά.

Χάνουμε το χρόνο μας μιλώντας στο τηλέφωνο με τράπεζες που έχουν την καλύτερη πιστωτική κάρτα για εμάς, συζητώντας με εταιρίες που έφεραν το τέλειο προϊόν, το οποίο θα απογειώσει τις πωλήσεις μας, με πελάτες με απίστευτες και αστείρευτες ερωτήσεις και εταιρίες τηλεφωνικών πωλήσεων ή δημοσκοπήσεων.

Εξυπηρετούμε τους πελάτες μας ενώ παραλαμβάνουμε εμπορεύματα και κλείνουμε τα ασφαλιστικά ταμεία, ενώ δίνουμε ταυτόχρονα παραγγελία στον πωλητή που μπήκε διότι εάν δεν του δώσουμε σήμερα παραγγελία θα ξαναπεράσει σε δυο μήνες στην καλύτερη περίπτωση.

Όλα όμως είναι θέμα προτεραιοτήτων και σωστής οργάνωσης...

Σύμφωνα με την αρχή του Paretto το 20% των εργασιών που κάνουμε είναι αυτές που αποδίδουν το 80% των αποτελεσμάτων.

Γι’ αυτό κάθε σωστός επαγγελματίας που θέλει να ορίζει τον εαυτό του και το χρόνο του οφείλει να αποκτήσει οργανωτικές δεξιότητες και να μάθει να ξεχωρίζει τις εργασίες πρώτης προτεραιότητας.

Δέκα Βήματα για Σωστή Οργάνωση του Χρόνου:

1. Διαχωρισμός Χρόνου

Χωρίζουμε τη ζωή μας σε δύο βασικά μέρη, την εργασία και την προσωπική μας ζωή, αποφασίζοντας πόσο χρόνο θα αφιερώνουμε σε κάθε κομμάτι ώστε να αισθανόμαστε ευτυχισμένοι.

Αφιερώνουμε επαρκή χρόνο για ξεκούραση, ποιοτικό χρόνο στην εργασία και ποσοτικό χρόνο στην οικογένειά μας.

Διαθέτουμε χρόνο για να κοιμόμαστε αρκετά, να τρώμε υγιεινά και να φροντίζουμε την υγεία μας. Χωρίς αυτά δε θα μπορούμε να ανταποκριθούμε στις υποχρεώσεις μας.

Όταν είμαστε στην εργασία δουλεύουμε από το πρώτο λεπτό με σύστημα και μεθοδικότητα, ενώ στο σπίτι αφιερώνουμε ολοκληρωτικά την προσοχή μας στα αγαπημένα μας πρόσωπα.

Όλα τα άλλα έρχονται δεύτερα. Ορίζουμε συγκεκριμένα μέγιστα όρια εργασίας κάθε μέρα και επιτρέπουμε στον εαυτό μας ελεύθερο χρόνο για να τον αξιοποιήσουμε όπως εμείς θέλουμε.

2. Οργάνωση Χρόνου

Οργανώνουμε την κάθε μέρα μας από πριν με βάση τις προτεραιότητες που έχουμε θέσει.

Χρησιμοποιούμε ημερήσιο ημερολόγιο στο οποίο αφιερώνουμε 10 λεπτά στο ξεκίνημα κάθε μέρας ή στο τέλος της προηγούμενης για να γράψουμε τις υποχρεώσεις, τα ραντεβού και τις εργασίες που πρέπει να εκτελεστούν κατά την διάρκεια της ημέρας, αφήνοντας ελεύθερο χρόνο για τα απρόοπτα και έκτακτα περιστατικά.

Θέτουμε μικρούς ημερήσιους στόχους τους οποίους φροντίζουμε ώστε να φέρουμε εις πέρας και δεν τελειώνουμε εάν δεν καλύψουμε το σύνολο των υποχρεώσεών μας.

Ποτέ δεν αναβάλουμε εργασίες για την επόμενη εκτός αν συντρέχει σπουδαίος λόγος. Η βασική μας αρχή θα πρέπει να είναι «ποτέ δεν αναβάλλω για αύριο αυτό που μπορώ να τελειώσω σήμερα».

3. Έλεγχος Χαμένου Χρόνου

Αποκλείουμε τους παράγοντες που μας κλέβουν το χρόνο μας. Κλείνουμε ραντεβού με τους πωλητές τους οποίους θέλουμε να έχουμε συνεργασία σε ώρες μη αιχμής ή μετά το κλείσιμο, ώστε να μπορούμε να διαπραγματευτούμε σωστά και να έχουμε τον έλεγχο της παραγγελίας.

Κρατάμε αντίγραφο των παραγγελιών ώστε να μη χάνουμε χρόνο σε περίπτωση λάθους εκτέλεσης. Δεν αφήνουμε κάποιον πωλητή του οποίου τα προϊόντα δε μας ενδιαφέρουν να μας δείξει ολόκληρη την γκάμα των προϊόντων του και τις προσφορές που παρέχει, αλλά ζητάμε έντυπα και κάρτα του ώστε να τα μελετήσουμε αργότερα με την ησυχία μας.

Ορίζουμε συγκεκριμένες ώρες παραλαβής εμπορευμάτων και απαιτούμε από τις εταιρίες να σέβονται τα χρονοδιαγράμματά μας και να μας ενημερώνουν τηλεφωνικά για την ακριβή ημερομηνία παράδοσης καθώς και για το ποσό που οφείλουμε.

4. Προσδιορισμός Αρμοδιοτήτων

Δουλεύουμε ομαδικά και παραχωρούμε αρμοδιότητες στους υπαλλήλους μας. Δεν πρέπει όλα τα άτομα να είναι για όλες τις εργασίες, αλλά ο καθένας να αναλαμβάνει υπεύθυνα έναν τομέα στον οποίο αποδίδει καλύτερα , να εργάζεται και να εκπαιδεύεται συνεχώς πάνω σε αυτόν.

Με αυτόν τον τρόπο υπάρχει περισσότερη εξειδίκευση και ο φαρμακοποιός μπορεί να ασχοληθεί με πιο διοικητικά ή πιο σημαντικά θέματα, έχοντας μόνο τον τελικό έλεγχο και μια γενική ενημέρωση που μπορεί να λαμβάνει εβδομαδιαία.

Βάζουμε στην ζυγαριά την κάθε εργασία που πρέπει να γίνει και το χρόνο που πρέπει να ξοδεύουμε για αυτήν.

Εάν κρίνουμε πως το κέρδος το οποίο θα έχουμε είναι μικρό ή ότι υπάρχει κάποιος άλλος ο οποίος μπορεί να την κάνει σε λιγότερο χρόνο ή με μικρότερο κόστος του την αναθέτουμε.

Χαρακτηριστικά παραδείγματα είναι η ανάθεση των λογιστικών σε ένα εξειδικευμένο γραφείο και η γενική καθαριότητα του φαρμακείου την οποία μπορεί να αναλάβει κάποιος από τους βοηθούς ή μία καθαρίστρια 1-2 φορές την εβδομάδα.

5. Προσδιορισμός Προτεραιοτήτων

Προσδιορίζουμε τις προτεραιότητες στις εργασίες μας. Ξεκινάμε πάντα με αυτή η οποία είναι η πιο σημαντική για το φαρμακείο και θα αποφέρει το μεγαλύτερο όφελος εάν γίνει, και δεν προχωράμε στην επόμενη εάν δεν την ολοκληρώσουμε.

Διαχωρίζουμε τις σημαντικές από τις επείγουσες εργασίες. Μια επείγουσα εργασία δεν είναι απαραίτητα και σημαντική.

Επείγουσα εργασία μπορεί να είναι η παραγγελία σε έναν προμηθευτή, ενώ σημαντική είναι η συμβουλή μας προς τον πελάτη ή η καταχώρηση των συνταγών και η τακτοποίηση των εκκρεμοτήτων.

Ξεκινάμε πάντα από τις πιο δύσκολες και χρονοβόρες εργασίες για να καταλήξουμε στις ευκολότερες, έτσι έχουμε περισσότερες πιθανότητες να μη μεταφέρουμε εργασίες στην επόμενη μέρα, αφού θα έχουμε αφήσει για το τέλος τις πιο μικρές που απαιτούν τον λιγότερο κόπο.

6. Μηχανοργάνωση

Λειτουργούμε και αποφασίζουμε βάση στοιχείων. Αφιερώνουμε χρόνο για την απογραφή των φαρμάκων και των παραφαρμακευτικών προϊόντων και τα τηρούμε πιστά.

Όλα τα προγράμματα μηχανοργάνωσης που κυκλοφορούν στην αγορά και απευθύνονται στα φαρμακεία υποστηρίζουν την τήρηση αποθήκης και βοηθούν στη δημιουργία στατιστικών πινάκων.

Με αυτόν τον τρόπο έχουμε στοιχεία από τις πωλήσεις των προηγούμενων ετών, κάνουμε τεκμηριωμένες προβλέψεις για οργανωμένες αγορές, στοχοποιούμαστε βάση στοιχείων και κάνουμε σωστές προπαραγγελίες ανάλογα με τις πραγματικές ανάγκες μας.

Επίσης εάν υπάρχει υποστήριξη από το πρόγραμμα που χρησιμοποιούμε περνάμε στην απογραφή και τις ημερομηνίες λήξης των προϊόντων ώστε να εντοπίζουμε εύκολα τα ληξιπρόθεσμα φάρμακα και να βγάζουμε εμπρόθεσμα τις επιστροφές, ώστε να μη βρεθούμε προ απροόπτου (π.χ. ληγμένα βρεφικά γάλατα).

7. Οργάνωση Συναντήσεων Εργασίας

Οργανώνουμε εβδομαδιαία ή δεκαπενθήμερα «meeting» εργασίας με την ομάδα του φαρμακείου, όπου συζητάμε για τα προβλήματα τα οποία προκύπτουν, οργανώνουμε το σχέδιο δράσης του επόμενου χρονικού διαστήματος, παρακολουθούμε την πορεία των στόχων και κάνουμε διορθωτικές αλλαγές εάν χρειάζεται.

Συζητάμε και μαθαίνουμε μέσα από τα λάθη μας για να είμαστε πιο αποτελεσματικοί σε μελλοντικές αντίστοιχες περιπτώσεις.

Επίσης κάθε άτομο της ομάδας παρουσιάζει τα νέα και τις αλλαγές που έχουν γίνει στον τομέα που είναι υπεύθυνος, ώστε να έχουν όλοι μια γενική άποψη του τι συμβαίνει.

8. Θέσπιση Στόχων

Λειτουργούμε βάση στόχων. Θέτουμε προσωπικούς και ομαδικούς στόχους, οι οποίοι μας κρατάνε σε εγρήγορση, μας κάνουν πιο αποδοτικούς και αποτελεσματικούς ενώ μας δίνουν κίνητρα για περισσότερη προσπάθεια.

Οι στόχοι που θέτουμε πρέπει να είναι ρεαλιστικοί, χρονικά προσδιορισμένοι και μετρήσιμοι ώστε να μας προκαλούν να τους κατακτήσουμε.

Η ύπαρξη ανταμοιβής με την ολοκλήρωση του κάθε στόχου τον κάνει ακόμα πιο ανταγωνιστικό (π.χ. ένα ταξίδι με την οικογένεια για τον φαρμακοποιό ή ένα χρηματικό έπαθλο για τον υπάλληλο που θα πιάσει τον στόχο του).

9. Δια Βίου Εκπαίδευση

Δίνουμε σημασία στην συνεχή εκπαίδευση. Όσο καλύτερα ενημερωμένοι είμαστε τόσο πιο γρήγορα βρίσκουμε λύσεις σε προβλήματα, αντιμετωπίζουμε με περισσότερη σιγουριά τους προμηθευτές, ενώ γνωρίζοντας καλά ένα προϊόν τόσο πιο εύκολα μπορούμε να το εμπιστευτούμε και να το πουλήσουμε.

Εκμεταλλευόμαστε κάθε ευκαιρία για εκπαίδευση μέσα από περιοδικά του χώρου, σεμινάρια και παρουσιάσεις των εταιριών, ακόμη και επί πληρωμή, για θέματα τα οποία θα μας διευκολύνουν στις καθημερινές μας εργασίες, π.χ. σεμινάρια τεχνικών πωλήσεων ή πρώτων βοηθειών.

10. Αυτοεκτίμηση

Πιστεύουμε στον εαυτό μας. Το βασικό κλειδί για να πάρουμε στα χέριά μας το χρόνο και τη ζωή μας είναι να πιστέψουμε στις ικανότητές μας και στους γύρω μας, να σκεφτόμαστε θετικά και να αναλάβουμε δράση αμέσως!

Δε χρειάζεται να τα κάνουμε όλα αυτά αύριο το πρωί, μπορούμε όμως κάθε εβδομάδα να προσθέτουμε και κάτι καινούργιο στην οργάνωση του χρόνου μας.

Όσο πιο πολύ οργανώνουμε το χρόνο μας τόσο πιο ψύχραιμα αντιμετωπίζουμε το φόρτο εργασίας και διατηρούμε την ψυχική μας ηρεμία.

Γινόμαστε πιο αποδοτικοί, αποκτούμε αυτοεκτίμηση και απολαμβάνουμε τις απολαβές τόσο υλικές (χρήματα) όσο και άυλες (ελεύθερος χρόνος για την οικογένεια).

Κατεβάστε τώρα το Application!

Με την περιήγησή σας στο pharmamanage.gr αποδέχεστε την χρήση cookies.