Διαχειριστείτε Σωστά τον Χρόνο σας

Πού πηγαίνει ο χαμένος χρόνος;

Γιατί στην αρχή της ημέρας έχουμε ένα σωρό σχέδια κι ένα σωρό πράγματα που θέλουμε να κάνουμε και στο τέλος της ημέρας συνειδητοποιούμε ότι δεν έχουμε κάνει ούτε τα μισά;

Η απάντηση είναι μία: Πρόγραμμα.

Η έλλειψη προγράμματος είναι ο μεγαλύτερος κλέφτης του χρόνου μας

Ο σύγχρονος φαρμακοποιός έχει πολλές και διαφορετικές ασχολίες.

Καθημερινά χρειάζεται να βγάλει σε πέρας έναν μεγάλο αριθμό εργασιών, συχνά διαφορετικής φύσης: από τη μια εμπορική δραστηριότητα, από την άλλη παροχή υπηρεσιών υγείας.

Μερικές, λοιπόν, από τις καθημερινές ασχολίες του Φαρμακοποιού είναι οι παρακάτω:

- Πώληση φαρμάκων και παραφαρμακευτικών προϊόντων

- Εκτέλεση συνταγών ιατρών και ταμείων

- Συμβουλευτικές υπηρεσίες υγείας

- Παραγγελίες και συμφωνίες με πωλητές και προμηθευτές

- Έλεγχος αποθεμάτων

- Διοίκηση του φαρμακείου

Όλα αυτά είναι πάρα πολλά για έναν και μόνο άνθρωπο και συχνά θα χρειαστεί να αφιερώσετε χρόνο από την προσωπική και οικογενειακή σας ζωή.

Ο μοναδικός τρόπος για να πάρετε στα χέρια σας τον έλεγχο του χρόνου σας είναι να μάθετε να τον χειρίζεστε σωστά.

Κάθε μέρα έχει μόνο 24 ώρες και συχνά θα νιώθετε ότι δεν είναι αρκετές.

Ο χρόνος είναι πεπερασμένος και κυλάει πολύ γρήγορα.

Οργανωθείτε!

1. Μοιράστε τον Χρόνο

Αποφασίστε από νωρίς πόσο χρόνο θέλετε να αφιερώνετε στην εργασία σας και πόσο χρόνο να διαθέσετε στην προσωπική σας ζωή.

Η δουλειά στο φαρμακείο είναι τόσο απαιτητική που χωρίς οργάνωση κινδυνεύετε να είστε απασχολημένοι όλη την ημέρα.

Κάθε εργαζόμενος χρειάζεται ξεκούραση και χρόνο για τον ίδιο και την προσωπική του ζωή.

Αποφασίστε πόσες ώρες θα αφιερώνετε στο φαρμακείο και πόσες στο σπίτι σας και διατηρήστε τα όρια.

Όταν βρίσκεστε στο φαρμακείο "κλείστε την πόρτα" της προσωπικής σας ζωής και της οικογένειας.

Εργαστείτε συγκεντρωμένοι, με σύστημα και μεθοδικότητα για να είστε παραγωγικοί και αποτελεσματικοί.

Όταν βρίσκεστε στο σπίτι, αφιερώστε την προσοχή σας εκεί.

Είναι η δική σας ώρα, για να δείτε τα αγαπημένα σας πρόσωπα, να κάνετε κάτι που σας αρέσει, να ξεκουραστείτε, να αδειάσετε (για να ξαναγεμίσετε) τις μπαταρίες σας.

2. Οργανώστε τον Χρόνο

Αφιερώστε λίγο χρόνο στον προγραμματισμό των εργασιών, δέκα λεπτά καθημερινά είναι αρκετά. Δείτε αν σας βολεύει η αρχή της ημέρας ή τέλος της προηγούμενης.

Σημειώστε τα πράγματα που έχετε να κάνετε κάθε μέρα (υποχρεώσεις, ραντεβού, εργασίες) και υπολογίστε την ώρα που χρειάζεστε για να εκτελέσετε συγκεκριμένες εργασίες.

Σκεφτείτε να αφήσετε και λίγο χρόνο για κάτι απρόοπτο (όπως ένα έκτακτο περιστατικό) που μπορεί να προκύψει.

Διατηρήστε το χρονοδιάγραμμα.

Είναι σημαντικό να παραμείνετε πιστοί στον αρχικό προγραμματισμό.

Στην αρχή μπορεί να σας φανεί δύσκολο, μπορεί και ανούσιο.

Θα θέτετε μικρούς καθημερινούς στόχους και θα βάζετε τα δυνατά σας για να τους πετυχαίνετε και δεν θα αφήνετε «σημερινές» υποχρεώσεις για την επόμενη μέρα.

Να είστε αυστηροί με τον εαυτό σας.

Η βασική αρχή είναι: «μην αφήνετε για αύριο αυτό που μπορείτε να κάνετε σήμερα».

Σιγά σιγά θα δείτε ότι ο προγραμματισμός θα σας γίνει δεύτερη φύση, θα προκύπτει αβίαστα και θα ολοκληρώνετε τις εργασίες σας πιο γρήγορα και πιο αποτελεσματικά.

3. Κερδίστε τον Χαμένο Χρόνο

Προσπαθήστε να περιορίσετε τους παράγοντες που «τρώνε» τον χρόνο σας μέσα στην ημέρα.

Πρώτα από όλα, ορίστε συγκεκριμένες ώρες παραλαβής εμπορευμάτων και ζητήστε από τις εταιρείες να τις σεβαστούν.

Αν τα παραλάβετε σε ώρα που δεν κάνετε κι άλλα πράγματα, θα έχετε τον απαραίτητο χρόνο να ελέγξετε τις παραγγελίες, να κάνετε τις πληρωμές σας και να αποφύγετε λάθη και παραλείψεις λόγω βιασύνης.

Επίσης μπορείτε να δίνετε ραντεβού στους πωλητές που συνεργάζεστε τις ώρες που δεν έχετε πολλή κίνηση στο φαρμακείο και έχετε τον χρόνο να διαπραγματευτείτε σωστά και να επιτύχετε καλύτερα αποτελέσματα.

Να κρατάτε πάντοτε αντίγραφα των παραγγελιών που έχετε δώσει για να είναι πιο εύκολος ο έλεγχος μετά.

Γραφειοκρατικές εργασίες μπορούν να γίνουν πολύ πιο γρήγορα τις ώρες που το φαρμακείο είναι κλειστό.

Εκμεταλλευτείτε το, γιατί στην ουσία θα κερδίσετε χρόνο, αφού είναι μια καλή ευκαιρία να εργαστείτε συγκεντρωμένοι και απερίσπαστοι, δίχως να σας διακόπτει κανένας.

4. Προσδιορίστε Αρμοδιότητες

Αν έχετε υπαλλήλους και συνεργάτες να θυμάστε ότι δεν είστε μόνος σας, η λειτουργία του φαρμακείου είναι αποτέλεσμα ομαδικής δουλειάς.

Χρειάζεται συνεργασία.

Μοιράστε αρμοδιότητες.

Είναι λάθος και χρονοβόρο να ασχολούνται όλοι με όλα.

Κάποιος μπορεί να ενδιαφέρεται περισσότερο για έναν τομέα και να αποδίδει περισσότερο σε αυτόν.

Κάθε πρόσωπο του φαρμακείου θα πρέπει να θα έχει διαφορετικό τομέα ευθύνης (έναν ή και περισσότερους) και να ασχολείται αποκλειστικά με αυτό.

Να μαθαίνει, να εμβαθύνει, να εκπαιδεύεται. Με τον τρόπο αυτό αναδεικνύετε και την εξειδίκευση στο φαρμακείο σας.

Μη διστάζετε, επίσης, να αναθέσετε εργασίες σε συνεργάτες.

Εργασίες που μπορεί να είναι ιδιαίτερα χρονοβόρες για εσάς και σας κλέβουν χρόνο από κάτι άλλο που είναι πιο σημαντικό ή που μόνο εσείς ως φαρμακοποιός μπορείτε να κάνετε.

Κάποιος ειδικός, ακόμη και εξωτερικός συνεργάτης μπορεί να τις κάνει σε πολύ λιγότερο χρόνο και τελικά το κόστος να μην είναι τόσο μεγάλο.

Προσπαθώντας να κάνουμε οικονομία, δεν κάνουμε πάντα οικονομία, συχνά δεν υπολογίζουμε πόσο πολύτιμος είναι ο δικός μας χρόνος.

Χαρακτηριστικό παράδειγμα είναι τα λογιστικά, τα οποία κάλλιστα μπορεί να τα αναλάβει ένα εξειδικευμένο γραφείο, αλλά και η ενασχόληση με την επικοινωνία σας στα κοινωνικά δίκτυα μπορεί να την αναλάβει ένας υπάλληλος σας πολύ πιο εξοικειωμένος από σας με την τεχνολογία!

5. Προσδιορίστε τις Προτεραιότητές σας

Ξεκινήστε πάντοτε με την εργασία που είναι πιο σημαντική για το φαρμακείο σας, όσο δύσκολη ή χρονοβόρα κι αν είναι.

Συχνά έχουμε την τάση να ασχολούμαστε με πιο ευχάριστα ή λιγότερο χρονοβόρα πράγματα με αποτέλεσμα να είμαστε κουρασμένοι όταν χρειάζεται αν ασχοληθούμε με τα αληθινά σημαντικά.

Το αντίθετο είναι πιο παραγωγικό κι έχει καλύτερα αποτελέσματα.

Ξεκινήστε από τις πιο δύσκολες και χρονοβόρες εργασίες για να καταλήξετε στις πιο απλές και ευχάριστες.

Θυμηθείτε να μην αποσπάστε την προσοχή σας με πολλές εργασίες ταυτόχρονα.

Μην προχωράτε σε άλλη εργασία αν δεν ολοκληρώσετε την προηγούμενη.

Ορίστε προτεραιότητες.

Δεν είναι όλα όσα έχετε να κάνετε το ίδιο επείγοντα ή το ίδιο σημαντικά.

Το να περιποιηθείτε έναν πελάτη και να του δώσετε τη φαρμακευτική σας συμβουλή είναι πιο σημαντικό από τον να κάνετε μια παραγγελία σε έναν προμηθευτή.

Η παραγγελία μπορεί να περιμένει λίγο, αλλά ο δυσαρεστημένος πελάτης σας θα φύγει.

6. Μηχανοργάνωση

Επιλέξτε ένα πρόγραμμα μηχανοργάνωσης για το φαρμακείο σας γιατί πραγματικά θα σας λύσει τα χέρια.

Θα γλυτώσετε χρόνο και χρήμα.

Τα προγράμματα αυτά υποστηρίζουν τις πωλήσεις, την αποθήκη και δίνουν στατιστικά στοιχεία πωλήσεων.

Η ενημέρωση είναι δύναμη.

Οποιαδήποτε στρατηγική απόφαση κι αν χρειαστεί να πάρετε, χρειάζεται να έχετε στοιχεία στα χέρια σας για να ξέρετε πώς πραγματικά κινείται το φαρμακείο σας, για αν κάνετε σωστές παραγγελίες και να δώσετε βάρος εκεί που πραγματικά υπάρχει ανάγκη.

Ένα τέτοιο πρόγραμμα μπορεί επίσης να ενημερωθεί για τις ημερομηνίες λήξης των προϊόντων και να σας βοηθήσει σημαντικά στις επιστροφές προς τις εταιρείες.

7. Οργάνωση Συναντήσεων Εργασίας

Οι συναντήσεις με τους συνεργάτες σας είναι απαραίτητες για την ομαλή λειτουργία του φαρμακείου.

Καθορίστε μια σταθερή συνάντηση μια φορά τον μήνα με τους συνεργάτες σας για να συζητήσετε όλα τα θέματα που άπτονται της λειτουργίας του φαρμακείου, όπως η βελτίωση στην εξυπηρέτηση του πελάτη, η απόδοση της εργασίας, η εκπαίδευση σε διάφορους τομείς, οι αρμοδιότητες.

Δώστε τη δυνατότητα στους συνεργάτες σας να εκφραστούν και να πουν τη γνώμη τους.

Θυμηθείτε πως κάθε ομάδα εργαζομένων για να λειτουργήσει σωστά και αποδοτικά χρειάζεται πληροφόρηση, καθοδήγηση, κίνητρα, έμπνευση.

Στόχος των συναντήσεων εργασίας είναι να βελτιώσουμε τις υπηρεσίες μας και να οργανώσουμε τη δουλειά μας με τέτοιον τρόπο ώστε οι πελάτες μας να είναι ευχαριστημένοι.

Και φυσικά να εμπνεύσουμε την ομάδα, να δώσουμε στους υπαλλήλους την αίσθηση ότι είναι συνεργάτες και σύμμαχοι.

8. Θέσπιση Στόχων

Οι στόχοι είναι απαραίτητοι, σε όλη μας τη ζωή προχωράμε βάσει στόχων.

Δεν χρειάζεται να έχετε πολύ υψηλές προσδοκίες.

Οι στόχοι που θέτουμε πρέπει να είναι ρεαλιστικοί και μετρήσιμοι.

Να έχουν χρονικά όρια.

Μην περιμένετε να γίνουν θαύματα από τη μια μέρα στην άλλη.

Να έχετε υπομονή και να κάνετε μικρά βήματα κάθε φορά.

Να θέτετε βραχυπρόθεσμους και μακροπρόθεσμους στόχους.

Οι στόχοι μπορούν να κάνουν την εργασία μας περισσότερο αποτελεσματική διότι καθορίζουν μια γραμμή πλεύσης, μας δίνουν έναν ορίζοντα.

Αν έχετε τη δυνατότητα, φροντίστε να υπάρχει μια ανταμοιβή με την ολοκλήρωση κάθε στόχου.

Δεν αναφερόμαστε εδώ μόνο στις πωλήσεις, μπορεί ο στόχος να αφορά την ανάπτυξη ενός τμήματος του φαρμακείου ή την καλή λειτουργία μιας πρόσθετης υπηρεσίας.

Ο στόχος δίνει κίνητρο και μια ανταμοιβή (χρηματική ή όχι) είναι ευπρόσδεκτη από όλους.

9. Δια Βίου Μάθηση

Η γνώση δεν σταματάει μόλις ολοκληρώσουμε τις σπουδές μας και πάρουμε το πτυχίο μας.

Για την ακρίβεια, η γνώση δεν τελειώνει ποτέ!

Φροντίστε να είστε ενημερωμένοι για νέες θεραπείες, νέες τάσεις, νέα προϊόντα.

Η γνώση είναι δύναμη.

Και στην εποχή μας η πρόσβαση στη γνώση είναι ευκολότερη από ποτέ.

Το Διαδίκτυο είναι η μια απέραντη δημόσια βιβλιοθήκη, λίγα μόλις κλικ μακριά.

Σκεφτείτε ότι αν γνωρίζετε καλά τα προϊόντα και την αγορά θα μπορείτε να λύνετε προβλήματα, να είστε χρήσιμος στους πελάτες σας και να παίξετε ένα πολύ σημαντικό συμβουλευτικό ρόλο.

Σκεφτείτε επίσης ότι θα μπορείτε να επικοινωνείτε με περισσότερη σιγουριά με εταιρείες και προμηθευτές.

Μην χάνετε τις ευκαιρίες επιμόρφωσης.

Η τεχνολογία στις μέρες μας κάνει άλματα, τα εξειδικευμένα σεμινάρια μπορούν να σας προσφέρουν πολύτιμες γνώσεις τόσο ως προ τον ρόλο σας ως επιστημονικός σύμβουλος υγείας (νέα φάρμακα, νέες θεραπείες, νέες τεχνικές) όσο και για την επιχειρηματική σας δραστηριότητα (κοινωνικά δίκτυα, στοχευμένη διαφήμιση, δημιουργία e-shop κ.ά).

Κατεβάστε τώρα το Application!

Με την περιήγησή σας στο pharmamanage.gr αποδέχεστε την χρήση cookies.