Συστήματα Αυτοματισμού: Επένδυση στο Μέλλον

Τα συστήματα αυτοματισμού έχουν σημαντικό ρόλο στο σύγχρονο πλαίσιο διαχείρισης φαρμάκων σύμφωνα με τις Διεθνείς Αναφορές των Φορέων Υγείας.

Το μήνυμα αυτό καλεί το φαρμακοποιό να επανεξετάσει τις παρεχόμενες από το φαρμακείο του υπηρεσίες στο μέλλον, να αποκτήσει την υποδομή για να αντιμετωπίσει τις νέες προκλήσεις, να αξιοποιήσει πιο παραγωγικά το ανθρώπινο δυναμικό και να μειώσει το χρόνο που απαιτείται για διαδικασίες ρουτίνας.

Τα τελευταία χρόνια τα συστήματα αυτοματισμού έχουν γίνει αναπόσπαστο μέρος της λειτουργίας των σύγχρονων φαρμακείων της Ευρώπης.

Πρέπει να γίνει κατανοητό ότι η επένδυση ενός φαρμακείου σε συστήματα αυτοματισμού, βασίζεται στην κατανόηση των πλεονεκτημάτων που προσφέρουν σε σχέση με το κόστος τους.

Τρεις βασικοί τομείς στη λειτουργία ενός φαρμακείου, είναι αυτοί που βελτιώνονται σημαντικά:

  1. Η αποδοτικότητα,
  2. Η αξιοποίηση του χώρου και
  3. Η διαχείριση του αποθέματος.

Το πλέον δόκιμο είναι, η αξιολόγηση του κάθε συστήματος αυτοματισμού να γίνεται με βάση τα τεχνικά χαρακτηριστικά του και όχι μόνο το κόστος κτήσης του.

Παράλληλα είναι πολύ σημαντικό να έχουμε «εικόνα» του συστήματος εν λειτουργία.

Πολλοί προμηθευτές συστημάτων αυτοματισμού μέσω των ιστοσελίδων τους προσπαθούν να παροτρύνουν τους δυνητικούς πελάτες τους να επισκεφθούν φαρμακεία που έχουν τα συστήματά τους.

Αυτό δε σημαίνει τίποτα αν ο δυνητικός πελάτης δε γνωρίζει βασικά χαρακτηριστικά του συστήματος και του τρόπου λειτουργίας του.

Το κόστος ενός συστήματος αυτοματισμού απαιτεί λεπτομερή εκτίμηση του κάθε φαρμακείου και περιλαμβάνει το κόστος αγοράς του συστήματος και το κόστος συντήρησής του.

Η σύγκριση του κόστους αγοράς ενός συστήματος ανάμεσα σε διαφορετικούς προμηθευτές είναι πραγματικά δύσκολη εξαιτίας της διαφορετικής τεχνολογίας που χρησιμοποιούν και της ποιότητας στην τεχνική υποστήριξη που παρέχουν.

Για την εφαρμογή ενός συστήματος αυτοματισμού σ’ ένα φαρμακείο, χρειάζεται πολύ καλός σχεδιασμός πριν, κατά τη διάρκεια και μετά την εγκατάστασή του.

Υπάρχουν σημαντικές παράμετροι που θα πρέπει να ληφθούν υπόψη στην επιλογή ενός συστήματος, όπως τα τεχνικά χαρακτηριστικά, η αξιοπιστία και η τεχνική υποστήριξη.

Συστήματα Αυτοματισμού

Εξοικονόμηση Χώρου

Στα περισσότερα φαρμακεία, ο χώρος είναι πολύ σημαντικός και γίνεται ακόμα πιο σημαντικός όσο αυξάνεται ο φόρτος εργασίας με την αύξηση της εμπορικής κίνησης.

Η επένδυση σε συστήματα αυτοματισμού πιθανόν να είναι πιο συμφέρουσα από μία μελλοντική επέκταση του φαρμακείου, προκειμένου να εξοικονομηθεί περισσότερος εμπορικός χώρος, ειδικά αν ο χώρος του φαρμακείου είναι ιδιόκτητος.

Χρησιμοποιώντας τον παραδοσιακό τρόπο αποθήκευσης των προϊόντων με ράφια και συρταριέρες, για την αποθήκευση 1.650 κουτιών χρειάζεται 1 m², ενώ ένα σύστημα εικονικής αποθήκευσης στον ίδιο χώρο μπορεί να αποθηκεύσει περίπου 3.350 κουτιά.

Αυτό σημαίνει ότι για την ίδια ποσότητα αποθέματος χρειάζεται ο μισός χώρος.

Είναι πολύ σημαντικό να γνωρίζουμε αν το σύστημα απαιτεί επιπλέον χώρο γύρω του για τον ανεφοδιασμό του χειροκίνητα, ή επιπλέον χώρο για το άνοιγμα της πόρτας του για παραλαβή των προϊόντων χειροκίνητα.

Άλλα συστήματα παρέχουν αρκετό χώρο στο σημείο φόρτωσης μπροστά από το σύστημα. Επίσης θα πρέπει να λαμβάνεται υπόψη για τον προσδιορισμό της χωρητικότητας του συστήματος, το ύψος της οροφής καθώς επίσης και ο αριθμός και το είδος των συσκευασιών (κουτιά ή φιαλίδια, μικρά ή μεγάλα).

Εξοικονόμηση Χρόνου

Υπάρχουν συστήματα στα οποία ο χρόνος φόρτωσης δεν υπερβαίνει τα 5 δευτερόλεπτα ανά συσκευασία, ενώ μπορούν να συλλέξουν μέχρι και 4 διαφορετικά προϊόντα και να τα παραδώσουν στο προεπιλεγμένο σημείο πώλησης σε λιγότερο από 7 δευτερόλεπτα.

Ο χρόνος αυτός είναι σαφώς λιγότερος από τον χρόνο που χρειάζεται κάποιος για αυτές τις διαδικασίες με τον παραδοσιακό τρόπο.

Έχει υπολογιστεί ότι το προσωπικό εξοικονομεί 40% από το χρόνο του με την χρήση του συστήματος αυτοματισμού.

Ένα σημαντικό επιχείρημα είναι ότι, τα χρήματα που δαπανούσε το φαρμακείο σε προσωπικό πριν τη χρήση του συστήματος, μπορούν να αποσβέσουν άνετα το κόστος αγοράς του συστήματος.

Ο καλύτερος μάλιστα τρόπος απόσβεσης είναι η καλύτερη και αποδοτικότερη αξιοποίηση του προσωπικού για δημιουργία σχέσεων με τους πελάτες, την παροχή συμβουλών και την ενίσχυση της συμπληρωματικής πώλησης.

Διαδικασία Τροφοδοσίας

Είναι χρήσιμο να ξέρουμε τι είδους προϊόντα πρόκειται να τοποθετήσουμε στο σύστημα αυτοματισμού, αν δηλαδή είναι ταχυκίνητα ή αργής κίνησης ή όλα.

Σε μερικά συστήματα πρέπει τα ταχυκίνητα προϊόντα να μην τοποθετούνται στο σύστημα γιατί ο χρόνος που απαιτείται για τη χειροκίνητη φόρτωση στα κανάλια του συστήματος είναι πολύ περισσότερος από αυτόν που απαιτείται με τον παραδοσιακό τρόπο αποθήκευσης και εξυπηρέτησης.

Η χειροκίνητη φόρτωση του συστήματος είναι εξίσου χρονοβόρα με την διαδικασία φόρτωσης των συρταριών.

Μερικά βασικά ερωτήματα για την επιλογή του συστήματος αυτοματισμού είναι:

  • Μπορεί το σύστημα που θα επιλέξετε να διαχειριστεί όλο το απόθεμά σας, ανεξάρτητα από το ρυθμό ζήτησης των προϊόντων;
  • Μπορεί το σύστημα που θα επιλέξετε να αποθηκεύσει συσκευασίες διαφόρων μεγεθών και ακόμα και μπουκάλια;
  • Μπορεί το σύστημα που θα επιλέξετε να εξασφαλίσει τις κατάλληλες συνθήκες για τα προϊόντα ψυγείου;

Τεχνική Υποστήριξη, Εκπαίδευση, Αναβάθμιση

Η καλή εξυπηρέτηση μετά την πώληση ενός συστήματος αυτοματισμού καθώς και η αξιόπιστη τεχνική υποστήριξη είναι άκρως σημαντικές.

Πριν επιλέξτε λοιπόν το κατάλληλο σύστημα αυτοματισμού διερευνήστε:

  • Υπάρχει δυνατότητα on line υποστήριξης και σε ποια γλώσσα;
  • Το τμήμα τεχνικής υποστήριξης έχει την εμπειρία να παρέχει λύσεις σε κάθε ζήτημα και σε ποια γλώσσα;
  • Γνωρίζεται από τον προμηθευτή του συστήματος αυτοματισμού που επιλέξατε τη μελλοντική εξέλιξη του συστήματός σας;

Αν ναι, κατά πόσο είναι δυνατόν η αναβάθμιση του συστήματός σας και με τι κόστος;

Ένα Είναι Δεδομένο...

Η σωστή επιλογή συστήματος αυτοματισμού είναι επένδυση στο μέλλον!

Sylvain Charbonneau
Κάτοχος MBA, με κατεύθυνση στο Marketing, από το τμήμα Hautes Études Commerciales του Πανεπιστημίου του Montréal στον Καναδά. Έχει τη θέση του Automation System Division Manager, με πάνω από 10 χρόνια εμπειρία στην ανάπτυξη υπηρεσιών σε μια αλυσίδα φαρμακείων στον Καναδά. Πρόσφατα ήρθε στην Ελλάδα και εργάζεται σαν συνεργάτης στη εταιρεία CSA στα συστήματα αυτοματισμού φαρμακείων.

Κατεβάστε τώρα το Application!

Με την περιήγησή σας στο pharmamanage.gr αποδέχεστε την χρήση cookies.