Η Διαχείριση του Stock Η Καρδιά του Συστήματος Μηχανοργάνωσης

Τίποτε δεν είναι πιο σημαντικό για ένα φαρμακείο από το να εγγυηθεί τη διαθεσιμότητα των προϊόντων στους πελάτες του.

Η μηχανοργάνωση αποτελεί μια βασική βοήθεια σε αυτό τον τομέα, μας λέει ο κύριος Ανυφαντάκης Βασίλης, Πρόεδρος της εταιρείας ΙΛΥΔΑ Α.Ε., για μια όσο το δυνατό ιδανική ισορροπία μεταξύ αγορών, πωλήσεων και αποθεμάτων.

Pharmacy Management: Πόσο σημαντική είναι η διαχείριση των αποθεμάτων για μια εμπορική επιχείρηση σαν το φαρμακείο;

Ανυφαντάκης Βασίλης: Το φαρμακείο καλείται να αντιμετωπίσει τη διαχείριση ενός αρκετά μεγάλου πλήθους προϊόντων (κωδικών αποθήκης), των οποίων τα αποθέματα και η διαθεσιμότητα εξαρτώνται όχι μόνο από τους κανόνες ζήτησης ή την ικανότητα προώθησης, αλλά και από άλλους παράγοντες, όπως πχ η δυσκολία εξασφάλισης ικανών ποσοτήτων, ο χρόνος απόκρισης των προμηθευτών, οι ελλείψεις, οι συχνές αλλαγές συνταγογραφίας, οι ημερομηνίες λήξης, οι προ-παραγγελίες εμβολίων, οι κανόνες δεοντολογίας, κλπ.

Αν λάβουμε δε υπόψη μας το γεγονός ότι τα φάρμακα είναι προϊόντα πρώτης ανάγκης και άμεσης διάθεσης, η επάρκεια τους αποτελεί το κύριο μέλημα του φαρμακοποιού.

Σε όλα αυτά προσθέστε και την ανάγκη διαρκούς ενημέρωσης του για τα νεώτερα προϊόντα (νέες κυκλοφορίες φαρμάκων και παραφαρμακευτικών) και τις ατέλειωτες εγκυκλίους των ασφαλιστικών φορέων, υπουργείων κ.α, που μεταβάλλουν διαρκώς τους κανόνες διάθεσης (ανακλήσεις αδειών κυκλοφορίας φαρμάκων, περιορισμοί διάθεσης, κλπ).

Ευτυχώς στα φαρμακεία δίνεται η δυνατότητα επιστροφής προϊόντων στους περισσότερους προμηθευτές τους (ληγμένα ή είδη που δεν κινούνται).

Από τα παραπάνω προκύπτει ότι η διαχείριση αποθεμάτων για το φαρμακείο πρέπει να εξασφαλίζει μια όσο το δυνατό ιδανική ισορροπία μεταξύ αγορών, πωλήσεων και αποθεμάτων και αυτό μπορεί να το εγγυηθεί ΜΟΝΟ το κατάλληλο μηχανογραφικό σύστημα.

P. M.: Ποια τα κύρια προβλήματα του φαρμακοποιού στη διαχείριση των αποθεμάτων του και στη σύνταξη της παραγγελίας;

Α. Β.: Στο χειρόγραφο σύστημα, συνήθως η παραγγελία συντάσσεται με βάση :

  • Τις πωλήσεις μέχρι την στιγμή που δίνεται η παραγγελία στον προμηθευτή (πωλήσεις ημέρας),
  • Το υπόλοιπο απόθεμα και
  • Τις “ελλείψεις” του προηγούμενου διαστήματος, σε συνδυασμό με τη σειρά προτίμησης brands και προμηθευτών.

Η έλλειψη των απαραίτητων πληροφοριών, όπως υπόλοιπο αποθήκης, αναλυτικές κινήσεις, στατιστικά πωλήσεων και αγορών, καθώς και η διάσπαση της παραγγελίας σε περισσότερους από ένα προμηθευτές, καθιστά τη διαδικασία σύνταξης της παραγγελίας χρονοβόρο και ανασφαλή, με συχνότατες παραλείψεις και αδυναμία παρακολούθησης των ελλείψεων, ενώ πολύ συχνά οδηγεί σε μη ισορροπημένες αγορές.

P. M.: Ποιος ο ρόλος (τα οφέλη) της μηχανοργάνωσης στη διαχείριση του stock;

Α. Β.: Τα άμεσα και μακροπρόθεσμα οφέλη είναι:

1. Βελτιστοποίηση αποθέματος, δηλαδή ο βέλτιστος συνδυασμός της κάλυψη των αναγκών με τα μικρότερα αποθέματα.

Για την βελτιστοποίηση των αποθεμάτων πρέπει να λαμβάνονται υπ’ όψιν :

  • Οι προβλέψεις της ζήτησης,
  • Η εποχικότητα,
  • Οι προσφορές πωλήσεων και αγορών,
  • Η συχνότητα των ελλείψεων, και
  • Η μέγιστη ημερήσια ζήτηση.

Κυρίαρχο στοιχείο για την επίτευξη της βελτιστοποίησης των αποθεμάτων, πέραν βεβαίως από την εμπειρία του φαρμακοποιού, είναι η αξιοποίηση των πληροφοριών που ΠΡΕΠΕΙ να παρέχει το πληροφοριακό σύστημα (λογισμικό), όπως πχ συγκριτικά στατιστικά στοιχεία σε επίπεδο ειδών, σε επίπεδο ομάδων ειδών, ομοειδών, κλπ.

2. Η ελαχιστοποίηση του χρόνου απασχόλησης με τις παραγγελίες επιτυγχάνεται, αφενός με την αξιοποίηση της αυτοματοποιημένης διαδικασίας προσδιορισμού των ειδών προς παραγγελία (όπως για παράδειγμα η μέθοδος min-max) και αφετέρου με την σημαντική μείωση του χρόνου παραλαβής των ειδών και τοποθέτησης τους στα ράφια (σειρά εμφάνισης των ειδών στο παραστατικό του προμηθευτή ίδια με την σειρά καταχώρησης των ειδών στην παραγγελία).

  • Η ελαχιστοποίηση των ζημιών επιτυγχάνεται από τις διαθέσιμες στο λογισμικό διαδικασίες παρακολούθησης των ληξιπρόθεσμων και μη κινηθέντων ειδών, καθώς και την αυτόματη δημιουργία των παραστατικών επιστροφής αγορών.
  • Έλεγχος και διασφάλιση της ποιότητας των προσφερόμενων προϊόντων, μέσα από την δυνατότητα που θα πρέπει να παρέχει το λογισμικό για την παρακολούθηση των ημερομηνιών λήξης, τον τρόπο φύλαξης και διακίνησης των φαρμάκων, κλπ.
  • Αξιοποίηση του συστήματος ηλεκτρονικών παραγγελιών. Μέσω αυτής της δυνατότητας μειώνεται δραστικά ο χρόνος που απαιτείται για να δώσετε την παραγγελία και βεβαίως τα λάθη.

P. M.: Ποια κατά τη γνώμη σας είναι τα «φρένα» των φαρμακοποιών, στη υιοθέτηση και εφαρμογή ενός πλήρους συστήματος μηχανοργάνωσης, για τη διαχείριση του φαρμακείου τους;

Α. Β.: Με δεδομένο ότι σήμερα τα περισσότερα φαρμακεία διαθέτουν μηχανογραφικό σύστημα, η ερώτηση σας πιθανότατα αναφέρεται στην μετάβαση των φαρμακοποιών στην «Πλήρη και Αποτελεσματική Μηχανοργάνωση», δηλαδή στο να ξεφύγουν από την απλή έκδοση των παραστατικών και την σύνταξη των συγκεντρωτικών καταστάσεων ταμείων και να αξιοποιήσουν πραγματικά το λογισμικό τους (εφ’ όσον βεβαίως αυτό διαθέτει τέτοιες δυνατότητες), για την οργάνωση και βελτιστοποίηση του συνόλου των διαδικασιών τους που σχετίζονται και μπορούν να επιλυθούν μηχανογραφικά.

Πρωτεύον στοιχείο κατά τη γνώμη μας είναι η μη κατανόηση της σημασίας της μηχανοργάνωσης και πόσο αυτή μπορεί να δώσει συγκριτικά πλεονεκτήματα στο σύγχρονο Φαρμακείο.

Σαν δευτερεύουσας σημασίας στοιχεία θα μπορούσαμε να αναφέρουμε :

  • Το έλλειμμα στοιχειωδών γνώσεων χρήσης των υπολογιστών. Αυτό καλύπτεται εύκολα με ελάχιστη εκπαίδευση.
  • Την παραπληροφόρηση. (Διαδίδεται ότι το μηχανοργανωμένο φαρμακείο μπορεί να ελεγχθεί, ενώ το χειρόγραφο όχι).
  • Ελλιπής προώθηση της ιδέας της μηχανοργάνωσης.

Αν ξεπεραστούν τα παραπάνω τότε αυτό που πρέπει να κάνει ο ενδιαφερόμενος φαρμακοποιός είναι να απευθυνθεί στους κατάλληλους-υπεύθυνους ανθρώπους που μπορούν να αναλάβουν τη μηχανοργάνωση του, δηλαδή να του υποδείξουν το κατάλληλο λογισμικό, τον απαραίτητο εξοπλισμό (server και pc), τα κατάλληλα περιφερειακά και βεβαίως τις συνολικές υπηρεσίες εκπαίδευσης, παραμετροποίησης και εν γένει αξιοποίησης της μηχανοργάνωσης.

P. M.: Ποιες είναι οι εφαρμογές του δικού σας προγράμματος στην αποτελεσματική διαχείριση του stock;

Α. Β.: Το λογισμικό Dioscourides μέσω μιας πλειάδας πληροφοριακών καταστάσεων (αναφορών) και εφαρμόσιμων, βατών διαδικασιών, μπορεί να βοηθήσει το σύγχρονο φαρμακοποιό στη αποτελεσματικότερη διαχείριση του stock του.

Μέσω της παραμετροποίησης που είναι ενσωματωμένη στο λογισμικό μας, μπορεί το κάθε φαρμακείο να προσαρμόζει την λειτουργία του προγράμματος στις δικές του ανάγκες και πρακτικές.

P. M.: «Πρέπει να αγοράζουμε σε συνάρτηση των πωλήσεων που κάνουμε!». Στο πρόγραμμά σας υπάρχει εύκολο και πρακτικό σύστημα για στατιστική αξιολόγηση των πωλήσεων σε σχέση με προηγούμενες χρονικές περιόδους, ανά κατηγορία προϊόντος και ανά μάρκα;

Α. Β.: Ένα σημαντικό μέρος των αγορών του κάθε φαρμακείου αφορά και σχετίζεται με τις πωλήσεις που επιτυγχάνει.

Όμως, θα πρέπει και ένα άλλο εξίσου σημαντικό μέρος των αγορών να αφορά την πρόβλεψη των πωλήσεων και την κάλυψη των ενδεχόμενων προωθητικών ενεργειών που το κάθε σύγχρονο φαρμακείο προγραμματίζει.

Στον τομέα αυτό, το λογισμικό Dioscourides βοηθά τον φαρμακοποιό να κάνει ασφαλείς προβλέψεις, βάσει αφενός του ιστορικού και των συνθηκών πωλήσεων του παρελθόντος και αφετέρου βάσει ειδικών αλγορίθμων και μοντέλων πρόβλεψης της ζήτησης.

P. M.: Τι υπηρεσίες εκπαίδευσης και υποστήριξης προσφέρετε στους πελάτες σας;

Α. Β.: Εν γένει το λογισμικό είναι το εργαλείο με το οποίο ο φαρμακοποιός αφενός διαχειρίζεται την διακίνηση των προϊόντων του και αφετέρου τη διεκπεραίωση των λοιπών οικονομικών διαδικασιών που σχετίζονται και αφορούν την επιχείρηση του.

Για την αποτελεσματικότερη αξιοποίηση αυτού του εργαλείου είναι σημαντικές οι σχετιζόμενες με αυτό υπηρεσίες.

Με βάση αυτή την φιλοσοφία, η εταιρεία μας παρέχει πέρα από το λογισμικό, ένα ολοκληρωμένο πακέτο υπηρεσιών που ξεκινούν από την σωστή και αποτελεσματική λειτουργία του λογισμικού (όσον αφορά τις καθημερινές λειτουργίες του φαρμακείου) και καταλήγει στην οργάνωση των διαδικασιών και στην πραγματική διαχείριση και αξιοποίηση των επιχειρησιακών πόρων του φαρμακείου.

P. M.: Με ποια κριτήρια πιστεύετε ότι ένας φαρμακοποιός θα επιλέξει ή θα αναβαθμίσει ένα πρόγραμμα μηχανοργάνωσης;

Α. Β.: Σίγουρα το οικονομικό κόστος του λογισμικού θα πρέπει να είναι το τελευταίο κριτήριο στην απόφαση επιλογής από μέρους του φαρμακοποιού.

Πάνω από όλα ο φαρμακοποιός θα πρέπει να καταλάβει ότι στην εποχή που διανύουμε, η οργάνωση, ο προγραμματισμός, η αναβάθμιση των υπηρεσιών και η προσαρμογή στις ανταγωνιστικές απαιτήσεις της αγοράς, “πάνε πακέτο και είναι αναπόσπαστα συνδεδεμένα με την σωστή μηχανοργάνωση”.

Με βάση αυτό το δεδομένο, κατά την ταπεινή μας άποψη, θα πρέπει με την έρευνα αγοράς που οφείλει να κάνει ο φαρμακοποιός, προκειμένου να προμηθευτεί το λογισμικό που θα καλύψει τις ανάγκες του, να αξιολογήσει τα ακόλουθα:

  • Την πληρότητα του λογισμικού που αγοράζει [διαχείριση αποθεμάτων, οικονομική διαχείριση, φορολογική συμβατότητα, κάρτες καταναλωτών (loyalty cards), logistics, αξιοποίηση φορητών τερματικών, απομακρυσμένη επικοινωνία, B2B και B2C δυνατότητες, διαδικασίες μέσω internet, διαχείριση συνεταιρισμένων φαρμακείων, αναβαθμισμένο σύστημα αναφορών (reporting)].
  • Την επεκτασιμότητα του λογισμικού, την χρήση σύγχρονη τεχνολογίας.
  • Την δυνατότητα που έχει η προμηθεύτρια εταιρεία για παροχή υψηλού επιπέδου διαχρονικές υπηρεσίες.
  • Την ωριμότητα της προμηθεύτριας εταιρείας και την εξειδίκευση της στην συγκεκριμένη αγορά.
  • Το μέγεθος και οι προοπτικές της προμηθεύτριας εταιρείας.
  • Την ολοκληρωμένη αντιμετώπιση των μηχανογραφικών αναγκών του φαρμακείου, όχι μόνο σε ότι αφορά το λογισμικό, αλλά και στα άμεσα συνδεδεμένα με αυτό θεματικά αντικείμενα όπως: εξοπλισμός, δικτύωση, αναλώσιμα, λοιπές υποστηρικτικές υπηρεσίες, internet, τηλεπικοινωνιακές υπηρεσίες (πχ αξιοποίηση ADSL), διαθεσιμότητα υποστήριξης (πχ μετά την 17:00 μμ).

Ο κ. Ανυφαντάκης Βασίλειος, είναι πτυχιούχος Μαθηματικός και κατέχει μεταπτυχιακό δίπλωμα στην επιστήμη της Πληροφορικής (M.Sc. in Computer Science, University of Michigan, Ann Arbor, ΗΠΑ), με ειδίκευση στην ανάπτυξη πληροφοριακών συστημάτων (Software Engineering).

Είναι μέλος της ΕΠΥ (Εταιρεία επιστημόνων Πληροφορικής), υπότροφος του Ιδρύματος Α. Ωνάση και έχει επίσης διακριθεί και τιμηθεί με υποτροφίες για όλα τα έτη των προπτυχιακών και μεταπτυχιακών του σπουδών.

Είναι ιδρυτικό μέλος και Πρόεδρος της ΙΛΥΔΑ, απασχολείται σε αυτήν ως υπεύθυνος ανάπτυξης λογισμικού από την ίδρυση της.

Παράλληλα ήταν ιδρυτικό μέλος και μέτοχος στην εταιρεία Unitel Ελλάς Α.Ε. (Δορυφορικές Τηλεπικοινωνίες) και είναι ιδρυτικό μέλος της εταιρείας Dioscourides Α.Ε. (Διάθεση Εξειδικευμένου Λογισμικού Διακίνησης Φαρμακευτικών Προϊόντων).

Κατεβάστε τώρα το Application!

Με την περιήγησή σας στο pharmamanage.gr αποδέχεστε την χρήση cookies.